La visioconférence offre une vraie plus-value par rapport à la simple communication téléphonique avec la vue du visage de son ou de ses interlocuteurs, et en partageant des documents pour les commenter ou les annoter. Au fil des échanges, cet outil de communication apporte des avantages indéniables dans la relation de travail, qu’elle soit établie entre collaborateurs réguliers ou juste pour un échange informel.

Un peu d’histoire

Pendant de nombreuses années, l’usage de la visioconférence exigeait la mise en place d’équipements dédiés : une ou plusieurs caméras, un ou deux écrans LCD, des microphones, le tout relié à une unité électronique spécialisée, le codec de visioconférence, raccordé d’abord au réseau Numeris (nom commercial du réseau RNIS) puis à Internet. Compte tenu de l’encombrement de l’équipement, une ou plusieurs salles dites de visioconférence étaient réservées exclusivement à cet usage.

L’ajout des échanges audio et vidéo aux services de messagerie instantanée a complètement modifié le paysage de la visioconférence. La généralisation des webcams sur les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes, associée à l’arrivée de nouveaux services de visioconférence disponibles dans le cloud ont fait exploser les usages de la visioconférence.

Les grandes entreprises et les groupes internationaux avaient compris depuis longtemps l’intérêt de cet outil qui leur fait économiser temps et argent en créant des salles virtuelles pour organiser de vraies réunions à distance. En comparaison avec la tenue de réunions physiques ou en présentiel comme on le dit dorénavant, l’entreprise élimine à la fois les frais de déplacement de ses collaborateurs, mais aussi le coût lié au temps salarial passé durant le transport, pour souvent de courtes rencontres.

Un univers bouleversé par l’arrivée des services dans le cloud

Les restrictions sanitaires dues à l’épidémie du Covid associées à la généralisation du télétravail ont encore renforcé cette tendance d’autant que la palette des outils de visioconférence s’est largement étendue allant du smartphone aux imposantes salles de téléprésence confortablement aménagées, en passant par toutes les tailles intermédiaires en fonction du nombre de participants et des outils de communication utilisés.

Actuellement les outils de visioconférence peuvent être répartis en trois grandes catégories en fonction de la configuration technique :

• les outils individuels intégrés à l’ordinateur, au smartphone ou à la tablette sans oublier le poste téléphonique sur IP avec caméra et mini-écran. Ils communiquent avec une application dédiée liée au service utilisé ;
• les systèmes pour les petites salles de réunion, installés avec des périphériques de captation raccordés à un ordinateur portable et fonctionnant en lien avec une application ou un service de visioconférence ;
• la salle de visioconférence plus classique, équipée avec son unité centrale dédiée raccordée aux divers périphériques, caméras, écrans LCD et microphones. L’usage de ces salles privilégie les réunions exigeant une communication à distance, pour associer à la fois des participants présents physiquement sur place et d’autres à distance.

  

Il y a quelques années, les constructeurs spécialisés dans le domaine de la visioconférence proposaient un autre type de locaux dédiés, la salle de téléprésence. Basée sur une conception originale et des aménagements réalisés sur mesure, elle offre un confort sans égal avec une vision des interlocuteurs distants à une taille 1:1 comme s’ils étaient présents dans la salle. Le volume occupé par ce type de salle dédiée, la complexité du dispositif technique avec une caméra, un écran et un flux vidéo par participant, le calage géométrique des cadrages et des écrans rendent l’installation d’une salle de téléprésence fort complexe et très onéreuse, ce qui les réserve aux sièges sociaux des grandes sociétés internationales pour leurs équipes dirigeantes. Il semble que l’intérêt porté à ce type d’installation soit en déclin.

Cette typologie des systèmes de visioconférence basée sur la taille des installations et le dispositif technique n’est plus tout à fait pertinente. De nombreux acteurs de ce marché (constructeurs, intégrateurs, utilisateurs) proposent de classer l’équipement de communication des salles de réunion en deux grandes architectures que nous pouvons distinguer sous deux appellations :

– les salles autonomes ou légères en mode BYOD (Bring Your Own Device) où les communications vers d’autres participants distants utilisent des services et des logiciels fonctionnant sur l’ordinateur portable de l’un des participants en lien avec divers périphériques, écran LCD, webcam, barre de son audiovisuelle, station audio numérique, etc.;

– les salles dites communicantes dans lesquels des outils collaboratifs et leurs périphériques sont installés à demeure.

Une autre façon de mieux cerner cette typologie consiste à repérer où se trouve le cœur des échanges avec l’extérieur, soit dans l’ordinateur portable de l’un des participants, soit dans une unité centrale installée à demeure dans la salle.

Cette répartition des salles de réunion en deux grandes catégories, les salles légères en mode BYOD et celles communicantes et intelligentes dotées d’un outil collaboratif permanent, trouve son origine dans le passé, avec l’équipement classique des salles de réunion d’un côté, doté d’un système de vidéoprojection (remplacé depuis par un écran LCD) pour échanger localement autour d’un contenu affiché à l’écran et d’autre part les salles de visioconférence dont l’usage était en principe limité à cette fonction. Elles sont alors équipées d’un système à double écran affichant l’un le site distant et l’autre le contenu informatique partagé, accompagnés d’une ou plusieurs caméras et d’un dispositif de prise de son. Tous ces périphériques sont alors raccordés sur une unité électronique dédiée assurant les fonctions de codec de compression, d’interface réseau, de pilotage et de gestion de la liaison. Ces systèmes étaient alors conçus par des constructeurs spécialisés comme Poly, Cisco, Starleaf, Lifesize, Bluejeans et fournis comme un système complet, souvent fermé et propriétaire.

Le marché de la visioconférence s’est fortement transformé avec l’arrivée des plates-formes collaboratives comme Teams de Microsoft, Zoom, Google Meet ou encore Cisco Webex parmi les plus présentes en France. Leurs offres respectives sont proposées avec deux niveaux d’abonnement : l’un pour un usage individuel avec une application installée sur l’ordinateur individuel, une tablette ou un smartphone, le second intitulé « Rooms » pour équiper une salle de réunion et venir concurrencer les systèmes traditionnels des salles de visioconférence.

Les outils individuels de visioconférence

Avec l’arrivée des services de visioconférence dans le cloud et la multiplication des logiciels de communication unifiée, les échanges directs en visioconférence avec des interlocuteurs distants n’exigent plus obligatoirement des équipements dédiés et sophistiqués. Sous la pression des services de messagerie instantanée, les constructeurs d’ordinateurs ont incorporé microphones et caméras dans leurs produits permettant ainsi de les transformer en terminaux de visioconférence. Au lieu de choisir un matériel dédié à cette fonction, c’est le choix d’une application de visioconférence ou même un simple accès à un service Web grâce à une URL fournie à l’avance, qui offrira à l’utilisateur l’accès à un service de communication pour échanger en image ou en son avec un ou plusieurs correspondants.

Sur les terminaux mobiles récents, les performances des modules caméras, des microphones et des haut-parleurs ont fait de réels progrès et permettent d’organiser des visioconférences de manière confortable sous réserve que l’accès au réseau Internet offre un débit suffisant et stable et que la plate-forme d’échanges ne soit pas surchargée.

Si la visioconférence se déroule dans un local calme, sans perturbation sonore notable, et en étant assez éloigné de ses voisins pour ne pas les déranger, l’équipement intégré à l’équipement mobile est suffisant. Mais il sera prudent de le compléter d’un périphérique audio comme un microcasque filaire ou Bluetooth ou un kit mains libres pour mieux s’isoler et ne pas perturber ses voisins. D’autant que ces accessoires permettront d’augmenter le niveau d’écoute pour mieux entendre ses interlocuteurs si la liaison venait à se dégrader. D’autre part ces accessoires offrent le moyen de garder une distance constante entre sa bouche et le microphone et donc un niveau audio constant pour ses correspondants. Lorsque l’on utilise le micro intégré à l’appareil, si la discussion dure un peu longtemps, on a tendance à se déplacer légèrement ce qui va modifier le niveau audio.

Les accessoires disponibles ne sont pas toujours faciles à transporter mais un peu d’observation et de débrouille permettent souvent de trouver sur place une solution astucieuse. Ces remarques qui semblent anecdotiques sont primordiales pour offrir un cadrage et un son de qualité, gage de confort et d’une meilleure compréhension avec ses interlocuteurs.

Les salles autonomes en mode BYOD

Pour équiper une salle légère fonctionnant en mode BYOD, l’équipement minimal à prévoir comprend outre l’écran mural LCD (avec une diagonale allant de 40 à 75 pouces, voire 86 pour les plus grandes), une simple webcam et une station audio numérique mains libres regroupant haut-parleur de table et plusieurs capsules de microphones. Tous ces périphériques sont raccordés en USB sur l’ordinateur portable apporté par l’un des participants.

La généralisation du port USB-C sur les ordinateurs et les tablettes les plus récentes facilite la gestion des câbles puisque ce nouveau mode de connexion est multisignaux et multiprotocoles. Un simple dock ou station d’accueil USB-C simplifiera encore plus la connexion de l’ordinateur avec un câble unique sur l’ensemble des périphériques de la salle.

L’installation d’une barre audiovisuelle au-dessus ou sous l’écran LCD constitue une alternative fort prisée car celle-ci regroupe une barre de son pour améliorer la diffusion sonore, une webcam et une série de capsules de microphones. Selon les modèles l’association entre ces éléments sera plus ou moins poussée et s’enrichit de fonctions d’assistance à la prise de vues.

La troisième solution pour relier l’ordinateur portable réside dans la mise en place d’une liaison sans-fil entre l’ordinateur portable et les périphériques de la salle. Ces outils sont devenus incontournables et ont d’abord été popularisés par le ClickShare de Barco. Avec la sortie du nouveau modèle Conférence, il devient possible de diffuser à la fois les images de l’ordinateur vers l’écran de la salle et de rapatrier les signaux des périphériques (webcam, système de prise de son) raccordés à la passerelle ClickShare de conférence vers l’ordinateur et toujours en mode sans-fil.

D’autres constructeurs comme Mersive, Kramer ou Biamp proposent des solutions similaires. Pour l’utilisateur final, la mise en œuvre reste toujours aussi simple avec la connexion de son ordinateur en wi-fi vers la passerelle. Sur cette dernière, sont raccordés les périphériques de captation (caméra, station audio de table, dalle de plafond avec microphone…) et de diffusion, écran LCD et barre de son. Avant de choisir les équipements de la salle, il est prudent d’aller vérifier sur le site de chaque constructeur les compatibilités avec les périphériques envisagés. Mais en général la liste des matériels reconnus est déjà fort large.

Dans ce modèle de salle autonome fonctionnant en mode BYOD, toute la gestion des communications se fait depuis le micro-ordinateur apporté en salle pour la réunion par l’un des participants.

Une telle solution présente l’avantage de disposer de toutes les informations nécessaires à son déroulement, stockées sur sa propre machine, à la fois les contenus à partager mais aussi l’accès aux divers services de visioconférence et aux fonctions de communication unifiée. L’ordinateur portable est dans ce cas le cœur du système de communication. Son propriétaire retrouve toujours le même environnement de travail et les mêmes interfaces, quel que soit le lieu où il participe à une visioconférence, dans sa société mais aussi à l’extérieur dans une salle louée au cours d’un déplacement ou dans un espace public (salle d’attente, aéroport, etc.). Le principal inconvénient de cette architecture est que toutes les fonctions sont concentrées sur une machine unique, ce qui peut compliquer son exploitation et en alourdir le fonctionnement et la charge du processeur.

Les salles communicantes

La seconde catégorie de salles de réunion de type collaboratif, celles que nous définissons avec système intégré, se situe dans la filiation directe des anciennes salles de visioconférence avec leurs aménagements et leurs équipements dédiés. Avec l’arrivée des plates-formes collaboratives et de visioconférence, l’architecture des systèmes de communication voix et images a été totalement bouleversée. Se basant sur des infrastructures déployées dans le cloud sous un mode SaaS (Service as a Software), les systèmes de visioconférence sont passés d’outils intégrés associant écrans LCD, caméras, micros et unité de traitement, entièrement propriétaires fournis pour des acteurs spécialisés à des systèmes ouverts, séparant complètement la partie logicielle et services des équipements électroniques et des périphériques de captation.

Les principales plates-formes de visioconférence ont défini des spécifications techniques pour leur service d’échanges, à la fois au niveau du software mais aussi des périphériques. Elles valident et certifient les équipements compatibles avec leur architecture et publient sur leurs sites respectifs des listes fort détaillées avec les procédures de mise en œuvre. Selon la taille de la salle et le nombre de participants, plusieurs agencements sont possibles.

Le premier est basé sur une architecture en éléments séparés avec au centre du dispositif une unité centrale qui gère les communications et à laquelle sont raccordés les divers périphériques. C’est en son sein que se trouve toute l’intelligence de la salle et son rôle est similaire à celui des anciens codecs de visioconférence. Elle prend en général la forme d’un NUC et reçoit une version spécifique de l’OS (Windows ou Android) associé au logiciel développé spécifiquement par le service de visioconférence. Ces unités reçoivent des dénominations spécifiques à chaque constructeur sans qu’un nom générique leur soit attribué. Parmi ces produits nous pouvons citer la gamme Flex UC de Crestron, le ThinkSmart de Lenovo, l’Elite Slice G2 de HP…

Les périphériques de diffusion et de captation image et son se raccordent directement sur cette unité via des ports USB pour la ou les caméras, les micros de table ou la barre audiovisuelle et en HDMI pour le raccordement du grand écran et enfin un accès réseau pour communiquer à distance. Cette unité centrale est fixée soit à l’arrière de l’écran ou sous la table de réunion.

Pour la contrôler ainsi que les périphériques et gérer les communications, elle est très souvent associée à une tablette tactile dont l’interface homme machine (IHM ou GUI) a été développée par le concepteur de la plate-forme collaborative dans un souci d’ergonomie et d’unification des commandes quel que soit le hardware choisi. Ces tablettes sont proposées par de nombreux constructeurs comme dans la série Flex de Crestron, le Tap de Logitech, mais souvent spécifiques à un service. Cette architecture répartie en multiples éléments séparés convient pour les salles d’une certaine capacité (en général de huit à trente personnes selon les nombreux schémas synoptiques publiés sur les sites des constructeurs) où les périphériques de captation et de diffusion doivent être démultipliés.

Pour des salles d’une capacité plus limitée, de nombreux constructeurs réintègrent l’unité centrale de gestion dans l’un des périphériques, soit la barre audiovisuelle (ou collaborative) comme dans les systèmes X30 ou X50 de Poly ou les Rally Bar de Logitech, la Videobar VB1 de Bose ou encore dans des grands écrans LCD comme la Surface Hub 2S de Microsoft ou les écrans tactiles d’Avocor pour Google Meet. Concernant les barres audiovisuelles, il faut être vigilant sur leurs caractéristiques et fonctionnalités car de nombreux modèles sont de type « passif » et se limitent à des fonctions de capture (vidéo et/ou audio) et de diffusion sans aucune intelligence et seuls quelques modèles comme ceux cités plus haut reçoivent toutes les fonctions « intelligentes » de communication et de contrôle.

Pour les grands écrans LCD, certains modèles sont dotés en outre de fonctions tactiles et enrichissent ainsi l’expérience collaborative. S’ils sont dépourvus de caméra intégrée, il suffit souvent de raccorder une webcam sur l’un de leurs ports USB pour les transformer en station de visioconférence dotée de fonctions interactives. Mais le choix d’une telle solution doit être évalué en fonction des habitudes de travail et du type d’interaction et de collaboration pratiquées au cours des réunions de travail à distance.

L’interopérabilité entre les plates-formes

Chacune des plates-formes collaboratives (Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom et Google Meet pour les principales) est basée sur des caractéristiques propriétaires qui empêchent par principe leur interopérabilité. En général, la DSI d’une entreprise choisira un service et tous les collaborateurs et les salles de réunion seront équipés en conséquence des mêmes applications et services de telle manière que l’organisation d’une réunion en interne ne pose aucune difficulté dans les échanges et que chacun puisse profiter de la totalité des fonctionnalités offertes.

Les difficultés commenceront à survenir lorsqu’il s’agira d’inviter un participant externe à l’entreprise. Dans ce but toutes les plates-formes prévoient un mode « invité » avec lequel l’initiateur de la réunion enverra un lien URL à la personne extérieure à l’entreprise. Elle se connecte alors via un simple navigateur Web. Il faut noter que ce mode « invité » fonctionne dans un mode restreint et que certaines fonctions collaboratives évoluées ne sont plus disponibles. Pour l’utilisateur d’un équipement en mode BYOD cela ne pose aucune difficulté particulière, que la communication soit établie avec un ordinateur individuel depuis son bureau, en déplacement ou même dans une salle de réunion équipée ou pas.

Par contre, s’il s’agit de connecter une salle de réunion fonctionnant sous une plate-forme donnée vers un autre environnement collaboratif, les procédures deviennent un peu plus délicates. Deux approches sont envisageables. Pour des besoins ponctuels, la solution la plus simple est d’apporter son ordinateur portable, même dans une salle collaborative équipée d’un système intégré, et de le raccorder en USB sur l’unité centrale pour récupérer la connexion aux périphériques de la salle. Ensuite la réunion est lancée depuis le portable en mode invité.

Si cette interconnexion entre deux plates-formes devient récurrente, il est préférable de passer via une plate-forme d’échanges – comme cela se faisait dans le temps avec les plates-formes d’interconnexion multipoints (ou MCU pour Multipoint Control Unit) – qui offrait la possibilité d’établir des visioconférences multisites. Les constructeurs traditionnels d’équipements de visioconférence proposaient tous de tels équipements, d’abord sous forme de passerelles hardware, puis comme services dédiés et enfin de manière totalement virtuelle avec la généralisation des communications en tout IP. Avec les services de visioconférence disponibles dans le cloud, cette fonction d’échanges multisites est devenue totalement banale.

Ces fonctions d’échanges exploitent entre autres le protocole H.323 qui facilite les communications entre plates-formes distinctes et même entre des réseaux de nature différente, par exemple pour connecter des terminaux téléphoniques traditionnels. Les constructeurs spécialisés de visioconférence comme Starleaf, Poly, Bluejeans, Cisco entre autres avec leur antériorité sur ces marchés ont développé un vrai savoir-faire pour gérer des services d’échanges qui facilitent la mise en place de communications entre plates-formes distinctes.

Ces fonctions d’interopérabilité offrent aussi des solutions pour relier des services récents à des infrastructures plus anciennes et évitent de mettre au rebut des salles équipées, il y a quelques années, avec des outils propriétaires. Tous les constructeurs ont élargi leur savoir-faire pour ouvrir leurs outils habituels à tous les nouveaux services de communication unifiée.

Autre signe que ce besoin d’interopérabilité est maintenant pris en compte par tous les acteurs de ce marché, Google a récemment annoncé que sa plate-forme Meet pouvait se connecter directement sur les salles équipées en Webex. Il y a fort à parier que ces modes d’échange directs inter-plates-formes vont se développer et faciliter ainsi les communications entre des infrastructures ou des services distincts.

* Extrait de notre dossier paru dans Sonovision #37 p.40-52, tiré du chapitre 3 « La communication » du Guide des Décideurs AV 2023-2024 à commander via ce site Web.