Une salle de réunion est dite hybride quand elle permet de travailler autant avec des participants sur place que d’autres à distance, et ce de façon régulière et parfaitement organisée. Un certain nombre d’outils doivent être mis en place, c’est ce que nous allons détailler.

L’hybridation des salles de réunion

Auparavant, une salle de réunion fonctionnait en vase clos, de façon pragmatique. Les participants remplissaient la salle et interagissaient éventuellement avec des outils numériques. Le système audiovisuel le plus simple constituait à installer un moniteur ou un vidéoprojecteur et à faire courir un cordon vidéo allant jusqu’au centre de la table. Ainsi, n’importe quelle personne pouvait relier son ordinateur à l’écran de la salle en utilisant ce câble. Mais nous savons tous que cela n’a jamais été aussi simple. Le cordon, quand il était bien présent, n’avait pas la bonne connectique, entre VGA, HDMI et DisplayPort. Les sociétés mieux organisées faisaient appel à un intégrateur qui avait mis en place une plaque technique centrale équipée de multiples prises pour le courant, le réseau et la liaison avec l’écran, le tout sans que rien ne traîne.

Tout cela implique la présence physique de tous les participants pour un fonctionnement optimal ou bien de passer par des solutions de téléprésence souvent trop onéreuses pour les sociétés autres que celles du CAC40. Pour les autres, différents outils et solutions logicielles ont fait leur apparition pour profiter de la visio depuis un ordinateur à demeure ou celui d’un participant. La pandémie n’a fait qu’accélérer l’adoption de ces outils. Tout simplement parce que le télétravail s’est généralisé. Ce qui était auparavant une exception est devenu la norme. Il n’y a quasiment plus de réunion sans participant connecté à distance. Quand c’était rageant que la visio soit impossible à lancer ou ne fonctionne pas correctement, une visio fiable est devenue une condition sine qua non à la bonne tenue des réunions désormais.

C’est ainsi qu’est né le terme de « salle de réunion hybride ». Un endroit où tout se déroule de façon calme et naturelle, où rien ne vient entraver les échanges entre les personnes sur place et celles à distance, quel que soit leur nombre de chaque côté de l’écran. Où tout ce qui devait être fait obligatoirement avec tout le monde sur place en termes de travail collaboratif peut maintenant s’effectuer aussi bien à distance. Les fabricants ont développé de nouveaux outils ou rendu plus accessibles, à tout point de vue, ceux qui existaient déjà. Ils ont aussi coupé le cordon tout en simplifiant et en rationalisant la quantité d’équipement nécessaire pour obtenir des résultats identiques, et même supérieurs. Grâce aux salles de réunion hybrides, le travail collaboratif n’a jamais eu la possibilité d’être aussi efficace.

BYOD

Deux termes deviennent indissociables des salles de réunion hybrides. Il y a tout d’abord le BYOD, pour Bring Your Own Device, ce qui signifie « apportez votre propre outil de travail ». Celui-ci peut être un PC portable, une tablette ou un smartphone. C’était déjà le cas auparavant, quand une personne utilisait son ordinateur pour projeter un PowerPoint ou lancer une session de visioconférence. Ce nouvel acronyme permet d’englober les autres appareils portables que les collaborateurs utilisent dans leur travail, c’est-à-dire la tablette et le smartphone. Partager l’écran de son appareil vers l’afficheur de la salle devient universel.

La façon de connecter ces appareils mobiles à l’écran de la salle s’éloigne du câble qui traîne sur la table de réunion grâce au sans fil. Les fabricants ont mis à profit les protocoles de diffusion en wi-fi qui existaient déjà, plutôt utilisés par le grand public. Grâce à Miracast (Windows), Chromecast (Google) et AirPlay (Apple), chaque appareil de chaque univers peut facilement reproduire son bureau vers un afficheur compatible. Il faut donc bien vérifier que l’équipement sélectionné supporte ces protocoles afin d’accepter tous les appareils. L’autre avantage du sans fil, toujours en lien avec la pandémie passée, concerne le respect des gestes barrières. Le BYOD permet d’éviter de toucher aux équipements de la salle de réunion pour ne manipuler que les siens. La connexion se fait très souvent en rentrant un code ou en scannant un QRcode affiché sur l’écran de la salle.

La plupart des écrans collaboratifs chez Philips, Samsung ou Speechi sont équipés de la fonction BYOD. Tous n’ont pas toujours la triple compatibilité Miracast/Chromecast/AirPlay, un point à bien vérifier avant l’achat. Il existe aussi des boîtiers à ajouter à l’écran qui vont apporter cette fonction. Quand on ne souhaite pas ouvrir le wi-fi aux participants extérieurs à l’entreprise, il y a également la solution du transmetteur sans fil à connecter à l’appareil de l’utilisateur. Il a été initié par Barco avec le ClickShare mais il existe chez plein d’autres fabricants aujourd’hui. Ce petit dongle se branche sur un port USB du PC ou de la tablette. Il recopie tout simplement l’écran par ce biais et l’envoi vers le récepteur, soit déporté, soit intégré au moniteur interactif de la salle.

BYOM

BYOM est le second terme beaucoup plus récent qui ouvre de nouvelles possibilités. Toujours dans l’idée de permettre aux participants d’utiliser leurs propres appareils, le BYOM leur permet de garder la main sur la partie visio. « Bring You Own Meeting » signifie que le logiciel de visioconférence, ses habitudes, ses raccourcis, etc. restent dans l’ordinateur, la tablette ou le smartphone de l’utilisateur. Il n’a pas besoin d’utiliser le logiciel de la salle, qu’il soit sur un PC dédié ou directement dans l’écran collaboratif. Cependant, se pose le problème de devoir se raccorder aux équipements de la salle autres que l’écran. C’est là qu’intervient le BYOM. Avec les produits compatibles, grâce à un partage avec ou sans fil de l’USB dans la salle, le participant peut se connecter non seulement à l’écran mais aussi à la caméra, aux micros et aux haut-parleurs présents. Dès que la connexion est effectuée, ceux-ci apparaissent dans les menus du logiciel de visio, comme s’ils faisaient partie du PC du participant.

Le BYOM fonctionne sans fil essentiellement avec les moniteurs collaboratifs déjà équipés de la fonction de partage d’écran sans fil, chez Huawei, Sharp et Vivitek par exemple. C’est une couche supplémentaire permettant d’aller plus loin dans la simplification des usages en les rendant naturels. Les interactions se font uniquement avec l’écran. Mais là aussi, on peut ajouter la fonction BYOM via un boîtier intermédiaire. Il suffit de connecter son ordinateur à ce type d’interface en USB pour récupérer la connexion avec les accessoires AV de la salle.

Easypitch, Kramer et Lightware proposent ce type d’interfaces. Certains modèles sont équipés d’un port USB-C, ce qui facilite la vie. Avec un seul cordon, l’ordinateur va se connecter aux équipements USB, transmettre l’image à l’afficheur de la salle et se recharger. En lien avec cet usage, les barres de visio font une percée sur le marché. Dans un seul élément, elles rassemblent caméra, micros et haut-parleurs. Ce qui facilite la liaison avec un équipement unique, que ce soit en direct ou à travers une interface BYOM.

Contrôle tactile de toutes les fonctions d’une réunion

Que l’on fasse du BYOD ou du BYOM, il y a encore plein d’autres étapes nécessaires avant de mettre en route la réunion. Des étapes susceptibles de créer de la friction et de faire perdre du temps. On peut citer l’allumage des équipements de la salle de la façon la plus simple possible : écran, enceintes, éclairage, chauffage, climatisation, stores. Une fois cela fait, il reste le démarrage effectif de la réunion, avec le bon logiciel de visio, les bonnes informations, l’ordre du jour, les personnes participantes, etc. On voit alors apparaître de plus en plus de consoles de gestion de réunion sous la forme d’écrans tactiles prenant place sur la table de réunion. Elles permettent de lister les réunions à venir dans la salle, de visualiser les informations, de lancer la réunion ou encore d’appeler les personnes qui ne seraient pas connectées. Ces produits sont directement compatibles avec certains logiciels de visio et permettent souvent de gérer une entrée vidéo pour le partage de contenu vers l’écran de la salle et vers l’extérieur.

Plusieurs fabricants sont très actifs dans ce domaine comme Logitech, Poly ou Yealink. Les interfaces graphiques sont tout ce qu’il y a de plus moderne afin de proposer une expérience la plus fluide possible. D’autres comme Crestron et Cisco vont encore plus loin en intégrant une partie d’automatisation. Les fonctions de la salle vont pouvoir être pilotées depuis ce même écran. Cela concerne la gestion de l’audiovisuel ainsi que les fonctions techniques comme l’éclairage et les ouvrants. Par ce biais, les utilisateurs basculent facilement d’une source à une autre, ou de l’écran d’un participant à celui d’un autre.

Gestion vidéo multi-sources, multi-écrans

Lorsque les réunions impliquent différentes personnes distantes et plusieurs participants partageant l’écran de leur appareil, il peut devenir compliqué de sélectionner efficacement les différentes sources à afficher dans la salle ainsi que celles à transmettre aux télétravailleurs. La matrice vidéo dédiée s’impose dans ce genre de situation, à destination des salles de réunion de taille petite à moyenne. De petits mixeurs vidéo chez Aten, Epiphan ou Roland sont capables de gérer plusieurs sources depuis un clavier simple avec des boutons rétro-éclairés. Des modèles plus évolués pourront passer d’une source à une autre automatiquement selon une programmation prévue à l’avance.

Dans le cas où l’on souhaite afficher le visage de plusieurs personnes distantes en même temps que les contenus, le processeur de multifenêtrage devient indispensable. Il peut par ailleurs le gérer vers un seul ou vers plusieurs moniteurs dans la salle de réunion. L’image transmise vers les personnes distantes peut être encore différente de celle affichée dans la salle. Et d’autres contenus peuvent les compléter, comme une fenêtre de commentaires écrits ou un suivi en direct des réseaux sociaux par exemple. Tout cela se configure à l’avance selon un canevas pour les différentes destinations dans et hors de la salle. Les processeurs de ce type chez Extron ou tvONE sont capables de gérer de multiples combinaisons que l’on rappelle via des raccourcis. Ils acceptent n’importe quel format en entrée pour l’adapter à la résolution de sortie voulue. Cela offre un résultat de qualité professionnelle pour une immersion totale dans l’image et les contenus sans avoir à se soucier de la technique.

Collaboration avancée à distance

Nous avons parlé des outils dans la salle, voyons ceux qui facilitent la collaboration avec les collaborateurs à distance. Ces derniers utilisent le plus souvent leur ordinateur portable pour participer aux réunions. Ils rejoignent celles-ci via le logiciel de visio. Toujours plus complets, ces derniers permettent à l’utilisateur distant de partager aussi bien sa caméra pour être présent virtuellement que son bureau pour effectuer des présentations de documents. Certains fabricants proposent le partage collaboratif à partir d’un même document, mais il faut passer par leurs solutions logicielles. Dans ce cas, les participants sur place peuvent annoter un document de façon tactile sur l’écran de la salle et ceux à distance peuvent annoter simultanément le même document qui s’affiche sur leur ordinateur. En outre, les sessions sont enregistrées intégralement pour être mises à disposition en téléchargement à l’issue de la session de travail.

Les personnes en télétravail n’ont pas les outils aussi avancés que ceux se trouvant dans les salles de réunion. Elles se contentent souvent de leur ordinateur, de la caméra et du micro intégrés. De nombreuses entreprises participent à l’équipement des collaborateurs en leur fournissant caméra et speakerphone de qualité afin que les échanges soient d’une qualité optimale avec les personnes dans la salle de réunion distante. Il existe aussi des mini barres de visio à clipser sur le haut de l’écran d’un ordinateur portable pour simplifier le système sans compromettre la qualité. Le visualiseur portable est également un outil intéressant dans ce cadre. Des modèles compacts, faciles à transporter, savent filmer documents et objets, ce qui peut être utile dans certains métiers. La qualité est telle que la caméra sert également pour se filmer et participer aux réunions. C’est donc un type d’équipement pertinent facilitant la collaboration et le partage, pour que les personnes en télétravail aient des outils équivalents à ceux en présentiels dans la salle. L’hybridation des réunions va ainsi jusqu’au bout.

Article paru pour la première fois dans Sonovision #33, p. 46-51