Par rapport aux réunions en ligne ou aux visioconférences, la différence majeure concerne la taille de l’auditoire et le statut des divers participants. Dans une réunion de travail en visioconférence, tous les invités sont au même niveau et interviennent d’une manière similaire au cours des échanges. Le webinaire se situe plus dans une perspective de diffusion de contenus présentés par des conférenciers ou des spécialistes qui partagent leurs connaissances avec un large public venu s’informer.
Même si un webinaire peut être organisé avec des outils de communication unifiée ou de visioconférence la taille de l’auditoire crée une dissymétrie dans les échanges, ce qui a conduit de nombreux acteurs à créer des services dédiés aux webinaires.
Selon le format choisi, il sera organisé autour d’une intervention unique ou bien une succession d’interventions comme dans une conférence ou une table ronde. L’un des intérêts majeurs est qu’il réunit grâce aux connexions Internet, des participants résidant aux quatre coins du monde. Le public pourra intervenir avec des questions adressées par l’entremise d’une fonction « questions/réponses » ou de « chat » intégré au service. Dans ce cas, il est souhaitable qu’un modérateur soit désigné pour assurer la sélection des questions transmises aux intervenants.
Adapter sa présentation powerpoint
Même si les intervenants sont filmés avec des moyens légers, il ne faut pas négliger la qualité de l’image (cadrage, éclairage, décor) pour ne pas dégrader ou perturber le message transmis. Il est habituel que l’intervenant s’appuie sur une présentation de type PowerPoint. Les recommandations concernant le contenu et la mise en page des slides restent similaires à une présentation au cours d’une conférence tenue devant une assistance réelle.
Il faudra éviter les pages trop chargées en information d’autant que la compression, la transmission à distance et la taille très variable des écrans de consultation rendront pénible la lecture des petits caractères. Le nombre total de pages affichées au cours de la présentation sera ajusté par rapport à la durée de l’intervention. Éviter une présentation qui reprend mot pour mot les propos tenus par l’intervenant ou limitée à deux ou trois pages faméliques.
Inversement il ne faut pas les surcharger avec trop d’informations et rendre leur lecture trop difficile ou trop longue alors que l’intervenant passe déjà à la page suivante. Dans de nombreux cas, le concepteur ou le réalisateur insère l’image de l’intervenant en mode PIP ou en incrustation. Il faut alors veiller à ne pas superposer son image sur des parties informatives de la diapositive.
Lorsque le webinaire est diffusé en direct à l’occasion d’un événement pour permettre une interaction avec l’auditoire à distance, de nombreux organisateurs préfèrent enregistrer les interventions des orateurs à l’avance et ne diffuser en direct que la partie interactive ou les échanges en mode table ronde. Ainsi ils évitent les aléas du direct pendant les interventions et peuvent améliorer le rythme de la présentation en effectuant plusieurs prises, disposer de manière plus optimale les outils de captation (en particulier les micros) et rendre l’intervention plus dynamique avec un montage plus serré.
Cela exigera bien sûr un travail initial de production plus conséquent mais trop souvent la qualité de webinaires ou de tutos réalisés intégralement dans les conditions du direct souffre des conditions techniques mal maîtrisées.
Privilégier des présentations courtes et rythmées
Enfin, il y a la question de la durée du webinaire. Comme le poste de consultation du spectateur établit un échange bidirectionnel avec le serveur de streaming, il est très facile d’obtenir le nombre d’auditeurs réel en fonction du déroulement de l’émission. Plusieurs études ont montré qu’il se produit un premier décrochement réel de l’auditoire au bout de cinq ou six minutes et qu’un second apparaît autour du quart d’heure. Ensuite l’audience reste stable mais ne dépasse pas l’heure d’écoute.
Ces éléments sont à prendre en compte pour organiser son déroulement et qu’il vaut mieux structurer la diffusion en plusieurs modules courts plutôt que de prévoir des longues séances de présentation comme dans un congrès ou un salon en mode présentiel. Pour les présentations diffusées en replay ou en VOD, de nombreux players permettent de poser des tags pour accéder directement aux diverses parties de la présentation.
Extrait de l’article paru pour la première fois dans le Guide des décideurs AV 2022 et repris dans Sonovision #29, p. 38-50
Parties 1 et 2 à lire ici
