Plusieurs constructeurs ont franchi le pas et proposent des pupitres multimédias pour y afficher à la fois les données liées au déroulement de la réunion, mais aussi des documents informatiques, offrir un accès à Internet, diffuser les images de l’orateur qui s’exprime et communiquer par visioconférence.
L’intégration de fonctions multimédias dans les postes de systèmes de conférence pourrait paraître superflue, d’autant que nombre de participants viennent avec leur propre ordinateur ou tablette. Mais cet ajout présente néanmoins plusieurs avantages. D’abord au niveau du confort visuel, beaucoup de lieux de réunion sont aménagés autour d’un écran central pour afficher les vidéos ou les présentations. Si l’organisation de la table est de forme symétrique, il y a toujours des sièges mal placés par rapport à l’axe de projection, ce qui oblige certains participants à tourner la tête vers l’écran central. Avec les contenus affichés directement sur le pupitre, le délégué reste face à son poste, position plus favorable à la prise de son et pour les échanges directs face à face entre les interlocuteurs. La présence d’un écran sur le poste sert également à enrichir le déroulement de la réunion, avec affichage du nom et de la fonction de l’interlocuteur qui a la parole (et éventuellement sa photo), suivi de la visualisation de l’ordre du jour, l’affichage plus explicite des motions soumises aux votes.
Les postes équipés de fonctions multimédias sont en réalité de véritables ordinateurs avec un vrai système d’exploitation, Android ou une version adaptée, ce qui les ouvre à de multiples fonctions de communication : navigation dans le contenu des documents examinés en cours de réunion, accès à Internet, messagerie interne entre les participants, fonctions annexes d’assistance… Et tout cela sans être obligé de venir avec son ordinateur ou sa tablette. Selon les constructeurs, la palette d’outils proposés est plus ou moins ouverte et ils prévoient des logiciels de configuration du système permettant de limiter ou d’adapter leurs usages. L’objectif global reste d’améliorer les échanges entre les participants et l’efficacité de la réunion et non que chacun continue à vaquer à ses activités personnelles en suivant d’un œil distrait le déroulement de l’ordre du jour. Tous les constructeurs ont mis au point un système unique de distribution des signaux, aussi bien pour le son et la gestion des interventions que pour la diffusion d’images. Cela simplifie grandement l’installation, en particulier lorsqu’un ensemble d’écrans vidéo est implanté auprès de chaque siège, comme on le voit dans de nombreux hémicycles d’assemblées politiques.
Le premier constructeur à avoir franchi le pas est Taiden qui a lancé dès 2010 son système pour conférences sous l’appellation « paperless ». Il a été rejoint depuis par Bosch et Televic qui offrent chacun leur propre système multimédia. Comme pour les modèles limités seulement à la prise de son et à la diffusion sonore, tous les systèmes de pupitres multimédias pour conférence fonctionnent de concert avec les outils habituels de traduction simultanée.
Le système « paperless » de Taiden
Au fil des évolutions techniques, Taiden a enrichi son catalogue pour offrir trois gammes de pupitres avec écran intégré. Une première série qualifiée d’économique (série HCS 8335) associe un pupitre classique de conférence à un écran vidéo LCD de 10 pouces avec une résolution de 1 280 x 800 pixels. Les liaisons de distribution entre les pupitres sont doubles avec un câblage de type bus muni d’un connecteur DIN six broches propriétaire, et un second, aussi en bus, via un câble SDI. Les fonctions audiovisuelles se limitent juste à l’affichage d’images sur l’écran sans aucune fonction interactive.
La seconde série de pupitres multimédias avec la série HCS 8338, s’enrichit de véritables fonctions de communication. Toujours équipés d’un écran 10 pouces tactile LCD 1 280 x 800 pixels, ils offrent dans la page d’accueil de multiples outils regroupés par grandes fonctions à la manière de l’écran d’une tablette. Une première série de pages regroupe celles liées au déroulement de la réunion : présentation de l’ordre du jour, du nom et du titre de l’orateur, la validation de la présence avec, selon les cas, la saisie d’un code secret, la lecture d’une carte RFID ou la saisie d’une empreinte, les fonctions de vote et la sélection éventuelle de la langue de traduction. Une seconde série de fonctions dites « paperless » offre l’accès à des documents bureautique ou à des photos pour les consulter, les annoter ou les modifier. Ceux-ci sont disponibles soit depuis le lecteur de carte SD intégré ou via un port USB incorporé au pupitre, soit depuis le PC associé à l’unité centrale du système de micro-conférence. Après avoir annoté un document, le délégué peut partager l’image de son écran avec tous les autres participants. Un autre module dédié à la VOD permet la consultation et la diffusion de séquences vidéo. Le pupitre est équipé d’une caméra vidéo de 5 mégapixels qui permet de filmer le délégué et d’afficher son image sur tous les autres postes. Si le système est relié à un dispositif de visioconférence, cette caméra diffuse une prise de vue avec cadrage direct de face en plan serré du délégué lorsqu’il s’exprime. Cette solution offre un meilleur confort aux auditeurs distants que les images captées par des caméras murales sur tourelle avec des cadrages en hauteur et désaxés. Il est également possible d’établir une communication vidéo, audio ou par messages écrits entre deux délégués. L’utilisateur dispose aussi d’un accès Internet. Un module prompteur sert à afficher sur l’écran du délégué le texte de son intervention. Pour la diffusion vidéo sur les postes, le système peut gérer jusqu’à sept sources externes (réception TV, lecteurs divers, caméras spécifiques…) pouvant être transportées sur le réseau. Un module d’assistance est destiné à appeler un huissier, à commander une boisson ou tout service indispensable au confort des délégués. Le président de séance disposera sur son poste de modules spécifiques pour la gestion de la réunion et des votes. Pour gérer l’ouverture des micros, les demandes de parole sont affichées sous forme de liste de noms ou bien sous forme d’un plan de table dessiné à l’avance pour localiser plus facilement la place des délégués. La série HCS 8338 reçoit des micros col-de-cygne tandis que les modèles HCS 8348 sont équipés de micros haute sensibilité avec des capsules de type array.
Les retours des premiers utilisateurs de ces systèmes paperless ont porté entre autres sur la taille de l’écran qui semblait un peu trop petit pour une vision et une navigation confortable. Taiden a donc lancé une quatrième gamme, la série HCS 8368, équipée d’un écran de 14 pouces, avec une résolution Full HD et une caméra de 8 mégapixels. Le pupitre est équipé au choix d’un micro col-de- cygne ou un micro haute sensibilité multi-capsules (array). Le poste peut être équipé de deux sorties casque et deux systèmes de sélection et de niveau d’écoute pour installer un poste pour deux délégués. Tous les pupitres sont livrables dans des versions à poser sur table ou en version rétractable qui se rabattent dans la table.
Les pupitres de délégués sont reliés aux unités centrales par un câble réseau unique gigabit selon une topologie mixte bus/étoile. Les postes sont raccordés via des unités de distribution et des switchs spécifiques Taiden. Les équipements centraux sont organisés autour d’une unité centrale gérant la prise de parole et l’échange des signaux audio, éventuellement en liaison avec le système de traduction simultanée. Il permet la sortie de huit canaux vers des équipements de sonorisation externe avec un éventuel zonage pour éviter les effets larsen. Un micro-ordinateur est associé à ce système pour toute la gestion des fonctions paperless, la préparation des réunions et la configuration du système grâce à une série de modules logiciels. Tous ces équipements sont reliés via des liaisons propriétaires et d’autres en IP standard. Les produits de Taiden sont distribués en France par Media Vision.
La gamme Dicentis de Bosch
Bosch a lancé Dicentis à l’automne 2016, une nouvelle gamme de postes de discussion pour systèmes de conférence, et parmi ceux-ci un modèle doté de fonctions multimédias. La caractéristique principale de Dicentis est son architecture de câblage basée sur le protocole Omneo fonctionnant sous IP et offrant une ouverture vers de nouveaux services logiciels et une intégration plus facile vers des équipements tiers. Le protocole Omneo développé par Bosch associe le transport audio non compressé sur IP Dante d’Audinate et OCA (open control architecture), connu aussi sous le sigle AES70, pour le contrôle et la supervision des systèmes. Les éléments d’Omneo sont encapsulés dans des trames IP de manière à être compatibles avec les câblages et équipements actifs réseau. Ce protocole a été conçu pour interconnecter une grande partie des équipements audio présents au catalogue du constructeur. Le choix de Dante démultiplie le nombre de systèmes audio pouvant s’interconnecter avec le système Dicentis via un simple câble réseau. Ainsi, pour la diffusion d’un contenu depuis un ordinateur, il suffira d’y installer un driver Dante et d’établir un point de jonction dans la matrice du logiciel Dante Controler.
Deux topologies sont proposées pour raccorder les postes délégués Dicentis à l’unité centrale. Soit via des câbles RJ-45 Gigabit dans une topologie en étoile associée à des switchs réseau POE, soit en mode bus plus traditionnel avec des câbles propriétaires. En effet pour alimenter les postes dans ce mode, deux broches sont ajoutées à la prise RJ-45 pour transporter la puissance électrique. Ce second mode de câblage offre la possibilité de reboucler le bus sur l’alimentation et d’offrir une redondance en cas de coupure d’un câble.
La gamme Dicentis est composée de cinq modèles de postes avec des fonctionnalités croissantes pour s’adapter aux besoins des clients. Le premier modèle d’entrée de gamme assure les fonctions de base pour la prise de parole avec un bas-parleur, une prise casque et au choix un micro col-de-cygne (deux tailles) ou un micro haute directivité doté d’une rangée de capsules (type array). Les prises et boutons sont dédoublés pour que deux délégués puissent se partager le même pupitre, afin de réduire le coût de l’équipement. Un second modèle reçoit en plus des fonctions de vote avec touches sensitives colorées et un lecteur NFC pour identification des délégués. Un troisième modèle, destiné aux réunions internationales, est équipé d’un système d’écoute des traductions. Le quatrième regroupe à la fois les fonctions de vote et d’écoute de traduction. Il s’enrichit d’un écran tactile de 4,3 pouces pour offrir une interface de navigation plus riche pour l’indication des options de vote et la sélection des langues. Enfin le dernier modèle est celui doté des fonctions multimédias associées au vote et à l’écoute des traductions. Il est pourvu d’un écran tactile de sept pouces de diagonale qui sert à la fois à l’affichage et à la sélection des motions soumises au vote, au suivi du déroulement de la réunion avec identité de l’orateur et également pour la sélection de la langue traduite.
Cet écran sert aussi à afficher au choix l’image de la caméra vidéo qui filme l’orateur, le contenu de documents bureautique ou de films vidéo. Enfin un navigateur web intégré donne accès à Internet, si l’accès vers l’extérieur a été validé lors de la préparation de la réunion. Les contenus affichés sur l’écran sont lus depuis un ordinateur raccordé au même réseau que les postes délégués. Ce dernier sera équipé d’un module logiciel pour streamer le contenu de son affichage vers l’écran des postes délégués. Les accès à ces contenus sont intégrés sous forme d’URL au déroulé de la réunion. Celui-ci est contrôlé depuis le poste président ou l’ordinateur d’un assistant. Les outils multimédias disponibles sur le poste délégué se limitent à la consultation des documents sans aucune interaction.
Le système fonctionnant sous Android, d’autres applications peuvent être ajoutées aux postes délégués sous forme de fichiers APK via les logiciels de gestion du système. Le système Dicentis pilote directement les caméras vidéo pour filmer l’orateur qui s’exprime. Il est bien sûr compatible avec les caméras de surveillance de Bosch, mais aussi toute caméra IP conforme à la norme ONVIF. Des modules logiciels sont disponibles pour récupérer et renvoyer vers les écrans les flux streamés des caméras Panasonic et Sony. Bosch fournit de très nombreux modules logiciels pour gérer les réunions et préparer les configurations de travail. Ceux-ci sont accessibles soit depuis un ordinateur exploité en régie, soit en salle par un assistant du président. Le poste Président accède également à de nombreuses fonctions de suivi de la réunion via une interface de type Android. Les cinq modèles de poste sont basés sur la même architecture réseau et logicielle et peuvent donc être panachés dans une même installation. Il est à noter qu’ils sont tous conçus dans des boîtiers indépendants destinés à être posés sur table.
Le poste Unicos de Televic
Sous l’appellation d’Unicos, Televic propose une gamme spécifique de pupitres multimédias pour ses systèmes de microphones pour conférence. Ils se présentent sous forme de platine à intégrer dans le mobilier de la salle de réunion en regroupant autour d’un écran tactile de sept pouces, un microphone col-de-cygne, un bas-parleur et un lecteur de carte RFID. Pour des besoins spécifiques, Televic propose également une version dix pouces, réalisée sur mesure avec une caméra intégrée.
Les pupitres multimédias Unicos communiquent au niveau audio avec les postes Confidea grâce à leur mode commun de raccordement, le réseau Plixus. Basé sur du câble cat 5e et des connecteurs RJ-45, Plixus est un protocole propriétaire fonctionnant en mode paquets, mais qui n’est pas de l’IP. Pour éviter les aléas de la distribution en mode IP, les ingénieurs de Televic ont privilégié le transport de la vidéo et ont réduit la latence au minimum. Ils sont parvenus à distribuer six signaux vidéo HD en préservant le synchronisme labial, en plus des 64 canaux audio sans compression. L’unité centrale reçoit en option une carte interface Dante pour se raccorder aux équipements audio externes fonctionnant sous ce protocole. Les don nées de télécommande et les flux IP de type bureautique sont transmis dans des canaux spécifiques et ne viennent pas perturber les contenus audiovisuels. La distribution du réseau Plixus associe la topologie en bus pour relier les postes délégués entre eux, avec une distribution en étoile pour faciliter la couverture de grands hémicycles, et ce grâce à des boîtiers de distribution propriétaire.
Televic utilise aussi le réseau Plixus pour récupérer les images de sources vidéo réparties dans la salle (caméras, player vidéo, codec de visioconférence…) ou les distribuer vers des dispositifs d’affichage. Dans ce but, le constructeur propose des boîtiers de conversion vidéo équipés d’entrées ou de sorties HDMI et de ports réseau au format Plixus.
La sélection et le routage de ces signaux vers les postes délégués sont gérés par le logiciel CoCon Video Routing installé sur un micro-ordinateur raccordé en réseau avec l’unité centrale Unicos. En complément, Televic a également prévu un kit de prise de vues constitué de deux ou quatre caméras sur tourelle PTZ de marque Lumens pour filmer les interventions des participants. Les sorties vidéo de ces caméras sont raccordées à un mélangeur Blackmagic et à un micro-ordinateur pour injecter les images dans le réseau Plixus. Un logiciel dénommé T-Cam, inclus dans le kit, sert à piloter les caméras, à mémoriser leurs positions et à les asservir à la prise de parole. Toute une série de modules logiciels sont proposés pour configurer le système, préparer et gérer les réunions. Ils tournent sous Windows en mode client serveur en lien avec l’unité centrale du système Unicos, et sont exploités depuis un micro-ordinateur installé en régie technique ou en salle. En plus des modules de base pour configurer les postes délégués, gérer leurs identités et leur présence, afficher le plan de table pour commuter les micros, préparer le déroulement des réunions, organiser les votes, on notera un module spécialisé pour la mise en place d’une messagerie, un autre pour gérer les traductions, un logiciel d’enregistrement audio multicanaux avec indexation des données des prises de parole et enregistrement des votes, un module d’import/export pour faire le lien avec des bases de données ou des suites bureautiques. Enfin un module est destiné à gérer la diffusion et l’affichage des documents écrits sur les écrans des postes Unicos. Tous les documents sont convertis préalablement en PDF et le logiciel sert à définir les modes d’accès aux contenus, soit de manière dirigée au fil du contenu de l’ordre du jour, soit de manière libre, le délégué pouvant naviguer à son gré à l’intérieur du document ou même entre les documents mis à sa disposition pour la réunion.
Avec le logiciel pour tablettes, Congressify Televic ajoute une innovation originale à son architecture Plixus. Le constructeur a intégré dans l’unité centrale Unicos un serveur web. L’utilisateur muni d’une tablette, raccordée en wi-fi sur le même réseau IP que l’unité centrale, accède grâce au logiciel Congressify à un contenu similaire à celui affiché sur les écrans des postes Unicos. Il suit le déroulement des thèmes de la réunion, voit le résultat des votes s’afficher et consulte les documents diffusés. Ainsi un délégué qui se sentirait frustré par les limitations de la consultation et de la navigation des postes Unicos pourra retrouver son environnement habituel de travail et de consultation sur sa tablette. Dans ce cas, il n’a pas besoin d’un poste multimédia Unicos, un poste Confidea sans écran sera suffisant pour gérer les interventions orales, les votes et la traduction, les autres fonctions multimédias apparaissant sur sa tablette. Cette double méthode de consultation laisse ainsi aux délégués le choix du mode de consultation qui leur semble le plus approprié en fonction de leurs habitudes de travail et permet aussi de limiter le coût de l’installation en panachant des postes multimédias et des postes plus classiques réservés à l’audio uniquement. Televic a récemment ouvert un bureau en France.
En guise de conclusion
Le coût unitaire des postes de conférence multimédias est nettement plus élevé que celui des modèles traditionnels avec les fonctions de prise de parole, de vote et éventuellement de traduction. Mais le choix d’un tel système pour une salle de réunion ou une assemblée délibérative ne se cantonne pas à ce seul paramètre et doit faire l’objet d’une analyse plus globale. À partir du recensement des besoins de communication entre les participants, il est indispensable de comparer trois architectures. D’abord, le classique système de conférence audio associé à un ou plusieurs vidéoprojecteurs ou grands écrans LCD avec leur câblage de distribution distinct.
Autre déploiement alternatif, les participants sont équipés chacun d’un terminal BYOD avec mise en place d’une passerelle collaborative sans fil. Dernière proposition, le système de conférence avec poste multimédia qui associe les fonctions de communication et de navigation interactive à un câblage de distribution unique dans la salle, comme ceux décrits dans cet article. Avec la simplification du câblage et l’intégration de l’écran de consultation dans le poste du délégué, il n’est pas sûr que l’écart de prix soit aussi important que celui induit par la comparaison des prix unitaires des postes.
* Article paru pour la première fois dans Sonovision #12, p.38-41. Abonnez-vous à Sonovision (4 numéros/an + 1 Hors-Série) pour accéder, à nos articles dans leur totalité dès la sortie du magazine.
