Un projet qui a duré un an et demi et qui permet aujourd’hui au département de disposer de moyens techniques innovants englobant de nouveaux outils de captation et de diffusion audiovisuel ; un système de vote électronique ; des capacités de retransmission des réunions vers l’extérieur grâce à du streaming et de la visioconférence. Un dispositif en cohérence avec le projet de dématérialisation des actes administratifs en cours de déploiement dans le département.
Pour mener à bien cette transition numérique et bénéficier d’une assistance technique dans le domaine audiovisuel, le CD31 a lancé en 2016 un appel d’offres auprès de sociétés spécialisées. LM Ingénierie Audiovisuel a remporté ce projet en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage (AMO) avec pour mission la modernisation des infrastructures et des équipements de la salle de l’assemblée. Un travail qui a pris la forme d’un accompagnement sur toutes les étapes du projet, de la définition du périmètre d’intervention, aux orientations technologiques, en passant par la rédaction du cahier des charges, l’assistance à la sélection des entreprises, le suivi des travaux et la réception des équipements.
Définition des besoins
L’ancien système conférencier et vidéo de la salle de l’assemblée reposaient sur des technologies analogiques datant de la construction du bâtiment en 1999 et abandonnées depuis par les fournisseurs. L’obsolescence de ces technologies et de la majorité des matériels, ne permettait plus le maintien en condition opérationnelle des équipements et le bon fonctionnement des séances.
Le Conseil départemental de la Haute Garonne, conscient des évolutions techniques liées au numérique, avait dès 2015 lancé un projet de rénovation et de modernisation de ses moyens de travail. « La dématérialisation des délibérations, la visioconférence, le streaming par exemple permettent l’accès aux informations à tout moment et depuis n’importe où, en réduisant les coûts d’impressions, de transports, dans une logique de développement durable, explique Thierry Sancerry, chef de projet DIT du CD31. La volonté du Président du Conseil départemental est de favoriser l’émergence de ces nouveaux usages et d’en faire bénéficier le plus grand nombre de haut-garonnais. »
La première étape pour LM Ingénierie Audiovisuel a consisté en un audit et un recueil des besoins auprès de la Direction Informatique et Télécommunication (DIT) du CD31, qui agissait en tant que maîtrise d’ouvrage. Le comité de pilotage, constitué d’une quinzaine de personnes issues des différentes directions (Direction Générale et de l’assemblée, Direction Maintenance et Sécurité) était accompagné d’un panel d’élus représentatifs. Ce groupe a travaillé en relation étroite avec LM Ingénierie Audiovisuel dans cette première phase. Thierry Sancerry a coordonné ce projet sous la supervision de Didier Langolff, responsable de la DIT du CD31.
Un accompagnement à chaque étape
Une première synthèse a fait apparaître 3 solutions alternatives possibles. Le Comité de pilotage a su retenir celle qui allait être approfondie et servir de base à la future consultation. Afin de donner des éléments de décision au CD31, LM Ingénierie Audiovisuel a organisé dans ses locaux de Montpellier une journée de rencontre avec différents industriels, fabricants de systèmes, complétée par la visite d’une salle d’assemblée déjà modernisée. Cette visite a permis au groupe de travail haut-garonnais de mieux appréhender les orientations techniques, les possibilités d’usages et les enjeux d’organisation.
Toujours accompagné par LMI-AV, le Conseil départemental a retenu, à l’issue de l’appel d’offres, la société Triaxe pour la fourniture et l’intégration des matériels (en cotraitance avec la société Engie pour le câblage et l’entreprise pour l’adaptation des mobiliers). En matière de calendrier, le déploiement ne pouvait s’effectuer que sur une période de moindre utilisation de la salle de l’assemblée ; le moment le plus approprié étant celui des vacances d’été.
« Nous disposions seulement de 2 mois pour transformer complètement la salle avant le retour des élus, explique Philippe Lebrun, responsable de l’activité audiovisuelle et un des associés de LM Ingénierie Audiovisuel. Le dossier que nous avons réalisé devait être très poussé afin de permettre à l’intégrateur d’apporter une réponse technique précise en respectant les contraintes du calendrier et le budget alloué. En amont, un travail en étroite collaboration avec l’équipe projet du CD31 a donné les éléments de décision qui allaient servir de base à la transformation de la salle. » Côté intégration, la société Triaxe disposait donc d’un cahier des charges très détaillé sur les objectifs et les technologies à mettre en place, les plans de câblage, les besoins d’interaction entre la salle et les autres espaces connexes. « En tant que bureau d’études techniques spécialisé, nous mettons notre expertise au service de nos clients ; il est essentiel pour réaliser un travail qualitatif que l’équipe projet face à nous soit réellement impliquée. Le Conseil départemental a parfaitement joué le jeu, ce qui nous a permis de livrer dans les temps une salle entièrement modernisée correspondant parfaitement à leurs attentes », explique Philippe Lebrun.
Un projet de grande ampleur
Malgré des délais serrés, le planning a été tenu et la salle livrée mi-septembre 2017. « Vue l’ampleur du projet et la multiplicité des technologies à maîtriser (vidéo, audio, système conférencier, streaming, enregistrement…) le recours à un cabinet d’assistance à maîtrise d’ouvrage nous est apparu nécessaire », explique Thierry Sancerry. « Le savoir-faire très pointu de LM Ingénierie Audiovisuel dans le secteur audiovisuel, sa maîtrise technique de l’ensemble des secteurs, ainsi que sa méthodologie de travail ont été un gage majeur de réussite. Le travail livré a parfaitement répondu aux attentes initiales. Au-delà de la réponse technique, la capacité d’écoute de Philippe Lebrun et de toute son équipe chez LM Ingénierie Audiovisuel a été prépondérante. » Une réussite qui tient également à la forte implication du Département de la Haute Garonne – de l’agent à l’élu – dans une démarche participative afin de cerner les besoins réels et mieux dessiner le périmètre du projet.
Autre acteur clé de ce succès, la société Triaxe retenue pour le déploiement des matériels et la maîtrise technique de son directeur Pierre Carrère. « Au-delà de cette expertise, Triaxe a accompagné nos équipes par le biais de formations et de transfert de compétences afin qu’elles s’approprient toutes les fonctionnalités du lieu, explique Thierry Sancerry. Le passage de l’ancienne solution analogique à un dispositif entièrement numérique étant un véritable saut technologique et culturel. »
Ouverture au plus grand nombre
Le premier objectif dès la reprise des séances mi-septembre consistait à pouvoir assurer les sessions et réunions au moins au même niveau d’usage que précédemment. Aujourd’hui, le but est de maximiser l’utilisation de cet équipement dans tous ses usages et de le rendre accessible au plus grand nombre (événementiels, collèges, associations…).
Le 10 novembre 2017, le président du Département de la Haute Garonne, Georges Méric, accueillait le colloque Eau et changement climatique en présence de l’explorateur Jean-Louis Etienne, coup d’envoi d’une grande réflexion destinée à préserver au mieux la ressource en eau sur le bassin de la Garonne en amont. Le colloque était retransmis en direct sur YouTube et reste disponible sur le site Internet du Conseil départemental. La salle a également servi à la projection en avant-première de deux épisodes de la série télévisée de France 3 Un Village Français.
Des outils vidéo et multimédia innovants
La régie de pilotage entièrement numérique permet de répondre à toutes les demandes des usagers de la salle. Deux principaux modes ont été paramétrés pour l’utiliser.
Lors des sessions institutionnelles, le mode « asservi » est activé. Le régisseur pilote depuis la régie les diffusions, prises de paroles et captations vidéo. Pour les réunions non-institutionnelles (associations, événements), la salle peut fonctionner en mode « autonome ». Pour cela, les commandes principales sont disponibles depuis une tablette tactile positionnée sur le pupitre principal (distribution de la parole, projection…).
Côté affichage un projecteur Barco tri-DLP (WUXGA) haute luminosité a été installé en régie et sert aux présentations sur un écran entièrement nouveau de 10 mètres de base (sur 6,25 m. de haut) placé côté tribune. Un mélangeur vidéo Analog Way permet de commuter et d’incruster différentes sources (vidéos, graphiques…) à l’écran, lors des séances. L’enregistrement et le streaming sont assurés par un encodeur H.264 Extron. Les circuits d’éclairage ont été reprogrammés, afin d’optimiser l’ambiance lumineuse lors des projections. De nouveaux moniteurs vidéo Christie et Arthur Holm, ont été installés afin d’offrir à la présidence un retour visuel. Un système de conférence numérique de dernière génération Brähler avec vote électronique, identification par cartes à puce est à présent opérationnel. Chaque position en salle dispose d’une connectivité réseau et de ports USB. Un asservissement automatique des caméras permet le cadrage sur les intervenants.
Au terme du projet, le Conseil départemental s’est doté d’un dispositif de dernière génération, parfaitement adapté aux usages futurs et qui assure ainsi la pérennité de cet investissement.
Cette réalisation est une réussite à tous les niveaux, qui positionne LM Ingénierie Audiovisuel comme un acteur central du marché Français des bureaux d’études techniques et de conseil spécialisé dans le domaine du multimédia.
Principaux équipements audiovisuels de la salle de l’assemblée du Conseil départemental de la Haute Garonne :
Vidéoprojecteur Barco Tri DLP double lampe 14500 lumens (réf. RLMW14).
Moniteurs de retour Christie LCD 65 pouces (réf. UHD651-L).
Caméras Sony motorisées full HD avec sortie SDI (réf. SRG-360SHE).
Pupitre Sony de contrôle caméras RMIP10.
Matrice Extron 32×32 HD BaseT (réf. XTP3200).
Processeur, mélangeur et commutation des sources Analog Way NeXtage 16 – 4K (NXT1604-4K).
Enregistreur streamer vidéo Extron SMP351 + LL SMP Dual Rec.
Ensemble distributeur HDMI et SDI Extron HDMIDA4+MDA4V HD-SDI.
Convertisseur scaler Extron HDMI / SDI de secours DSC3G-HDA.
Sélecteur SDI de secours Kramer.
Console Yamaha de mixage audio QL1.
Interface audio Yamaha au format DANTE RIO8D+RO8D.
