En conférence ou réunion, la prise de son peut se faire via les microphones dans votre casque lors d’une discussion via votre ordinateur, mais lorsqu’on est dans une salle, on choisira des outils individuels ou au contraire à partager.
LES STATIONS DE TABLE
Les stations de table s’adressent à toutes sortes d’environnements, des « huddle rooms » aux très grandes salles de congrès en passant par les réunions improvisées sur le coin d’un bureau. Avec les modèles placés au centre d’une table, toutes les personnes présentes se trouvent environ à égale distance de la station et de ses micros. Un seul appareil remplace de multiples micros, en captant les voix tout en écartant les bruits ambiants forcément présents.
Le son reproduit chez les utilisateurs distants sera ainsi clair et naturel. L’offre démarre avec des versions portables très simples, prêtes à l’emploi. Pour les projets plus ambitieux, la station de table devient personnelle. Elle intègre encore plus de fonctions pour devenir multimédia. Son cœur est l’équivalent d’un véritable PC.
On remarque également une réorganisation des gammes avec une mise en avant de modèles parfois spécifiques aux systèmes de conférence. Certains micros sont proposés en version certifiée Zoom ou Microsoft Teams, tandis que d’autres restent universels. Suite aux confinements, ClearOne a modifié son site Web et partagé la présentation de ses micros et stations en deux parties : home office et commercial. Les petits produits tout-en-un et USB cochent les deux cases. Faciles à déplacer, sur batterie pour certains, ils peuvent être utilisés aussi bien en télétravail que dans l’entreprise. Des produits destinés auparavant aux petites salles de réunion deviennent alors des produits mixtes maison/bureau.
Les solutions plug-and-play pour démarrer une réunion n’importe où
Les téléphones personnels de conférence se sont beaucoup démocratisés ces dernières années pour devenir de simples produits de commodité. Cette facilité d’accès passe par la connexion USB directe avec n’importe quel PC ou alternativement le Bluetooth. On retrouve sur le marché de nombreux produits assez similaires prêts à être connectés pour un fonctionnement immédiat. Leur objectif principal est de remplacer le micro et les haut-parleurs d’un PC portable pour améliorer le confort de communication. Un peu comme un smartphone en position mains libres, mais bien plus évolué techniquement. Non affecté à une salle en particulier, c’est l’utilisateur qui déplace et emmène avec lui le téléphone de conférence sans fil selon son besoin.
Typiquement alimentés par le port USB de l’ordinateur, ils sont compatibles avec les logiciels de communication classiques. De plus en plus de téléphones de conférence disposent d’une batterie interne. Cela simplifie la mise en œuvre et évite les câbles qui traînent grâce à une autonomie d’une bonne journée de travail au minimum. Par ailleurs, si la couleur du speakerphone est importante, sachez que quelques fabricants proposent leurs produits en noir ou en blanc.
Certains modèles disposent de touches de contrôle pour le volume. D’autres disposent de l’annulation d’écho et d’un réglage de volume sonore automatique. La couverture classique est à 120° pour les speakerphones personnels. Elle passe à 360° pour les modèles pouvant accueillir plusieurs intervenants. Dans ce domaine, les appareils les plus évolués sont capables de reconnaître la direction de la voix de la personne en train de parler pour lui donner la priorité. Pour les salles de réunion de taille moyenne, il est même possible de chaîner via un câble plusieurs téléphones de conférence.
Le ou les haut-parleurs intégrés représentent une part importante du produit parce qu’ils doivent permettre d’entendre correctement l’interlocuteur. La dotation est très variable d’un produit à un autre en termes de nombre de haut-parleurs et de qualité de reproduction. Le niveau sonore maximal varie grandement d’une marque à une autre et ce point devra être étudié avec attention car en cas de faible niveau sonore, il peut limiter l’usage à de toutes petites salles pour une à trois personnes maximum.
Le PC auquel est connecté le téléphone de conférence, en USB ou en Bluetooth, fait tourner l’application de communication. Il peut être une source potentielle de problème, surtout lorsqu’il est verrouillé par le service informatique. Pour éviter de dépendre des capacités du PC et d’installer des pilotes ou logiciels supplémentaires, les solutions avec dongle USB/Bluetooth appairé peuvent répondre au problème. Il existe également des mini stations de conférence sous forme de dock pour insérer et maintenir à la verticale un appareil mobile et ses applications de conférence. Elles ajoutent ainsi micro et haut-parleur de qualité à un smartphone ou à une tablette.
Les solutions fixes pour des réunions de huit personnes et plus
Les solutions portables sont parfaites pour trois à quatre utilisateurs maximum. Pour aller plus loin, il faudra passer sur les stations de table, une solution filaire capable de capter jusqu’à huit utilisateurs. Certains modèles sont extensibles avec la possibilité de chaîner plusieurs micros pour encore plus d’intervenants dans la salle de réunion. La station de table n’étant pas mobile elle est forcément rattachée à une salle. Les stations de table ressemblent le plus souvent à un boîtier d’un encombrement de surface équivalent à une feuille A4. Elles sont généralement de forme ronde ou triangulaire. Ce format spécifique permet d’intégrer non pas une mais plusieurs capsules suffisamment espacées pour une captation optimale. Même si on la réduit souvent à l’appellation de microphone, la station intègre également un ou plusieurs haut-parleurs. Ainsi, elle se suffit à elle-même pour capter et écouter de façon suffisamment qualitative. La station de table possède les touches physiques pour aller à l’essentiel sans passer par le PC : volume, décrocher/raccrocher, silence, présélections, numérotation…
Les stations sont équipées de plusieurs capsules capables de détecter de façon très fine d’où provient la voix de la personne en train de parler. Elle coupe alors les autres micros afin d’éliminer les bruits de fond. En l’absence de parole, elle peut même passer automatiquement en mode silence pour éviter de diffuser un fond sonore inutile. Pour aller encore plus loin dans l’optimisation, certaines stations sont capables de distinguer les voix humaines du reste des signaux sonores pour pouvoir les occulter. Tandis que d’autres reconnaissent les bruits de tapotements sur le bureau pour éviter de les amplifier.
Selon la taille de la table de réunion, il faudra vérifier la portée des micros. Elle s’affiche aujourd’hui en moyenne autour de quatre à six mètres chez la plupart des fabricants. Une seule station est suffisante pour des salles recevant autour de cinq à huit personnes. Pour des salles un peu plus grandes et avant de passer à l’installation d’un micro à chaque place, il existe la possibilité de chaîner deux ou trois stations de table. Les fonctionnalités sont dupliquées, un plus grand nombre de participants peut prendre part à la réunion. Il existe des stations dont le micro à col-de-cygne peut être interchangé selon les besoins en termes de portée.
La qualité de restitution sonore est susceptible de différencier les solutions grâce à l’usage de haut-parleurs plus ou moins qualitatifs. Il faut également compter sur la puissance des DSP intégrés capables de gérer l’annulation d’écho et bien d’autres paramètres sonores. Le côté pratique de ces stations passe par leur interface constituée de touches ou d’un écran. Les commandes déportées permettent de séparer la station idéalement placée au centre de la table et les touches au plus proche de l’organisateur de la réunion pour ne plus avoir besoin de se lever ni de tendre le bras.
Les solutions de conférence multimédia
Après les téléphones de conférence USB portables, les modèles sédentaires un peu plus gros mais toujours aussi simplifiés en termes d’usage, passons aux stations multimédia. Ces équipements bien plus imposants sont totalement autonomes grâce à leur interface tactile, mais également ouverts aux autres fonctionnalités de la salle de réunion. L’évolutivité est le maître mot des stations de conférence multimédia. Certaines sont dotées de la connexion hybride à de multiples plates-formes de conférence et ce simultanément sur une même session. Leur objectif est autant de faciliter la prise en main de la réunion que de l’enrichir grâce à l’accès à des documents et des informations complémentaires. Les intervenants peuvent assister à la réunion sans avoir besoin d’apporter leur PC. Ils se concentrent ainsi sur les contenus affichés par la station multimédia, un gage supplémentaire de réussite de la réunion.
Les stations multimédia utilisées dans les salles de conseils, de conférence et de congrès équipées d’un grand écran de 10” minimum fonctionnent sur le principe des apps pour donner accès à de multiples services : documents, vidéo, système de vote, etc. La caméra intégrée réplique l’image de la personne qui a la parole sur les grands écrans de la salle grâce à la sortie vidéo de ce type de station. La partie micro est souvent personnalisable avec l’ajout d’un col-de-cygne équipé de la capsule adaptée au projet.
Il existe des stations multimédia plus petites, à vocation individuelle. Un micro simple sera suffisant, c’est ici la partie vidéo qui va être intéressante avec l’intégration d’une caméra et une interface tactile pour gérer les réunions sans avoir besoin d’ouvrir un ordinateur. Il existe bien sûr des produits certifiés avec les plates-formes de communication habituelles comme Microsoft Teams ou Zoom. Pour une universalité d’usage, il suffit de sélectionner une station tournant sous un OS tel que Windows, cela permettra d’installer les applications de son choix. À cet effet, les stations multimédia sont forcément connectées au réseau, en filaire ou en wi-fi.
Grâce à leur équipement complet comprenant micro, haut-parleur, caméra et écran, les stations multimédia se suffisent à elles-mêmes. On choisira un appareil adapté à la taille de la salle en termes de taille d’écran et de distance de captation des micros. Les modèles les plus imposants peuvent aller jusqu’à proposer un écran orientable que l’on tournera vers la personne qui prend la parole. Quant à l’intégration dans la salle de réunion, ces stations peuvent afficher en parallèle une interface graphique de contrôle et d’automatisation pour prendre la main sur les équipements de la salle tels que les enceintes, l’écran ou le vidéoprojecteur, une caméra motorisée externe, l’éclairage, les stores, etc.
Cependant, la station multimédia pour salle de réunion est en train de faire sa mue. Les fonctions de visioconférence et de partage de document s’extraient de la station et se déplacent directement dans les moniteurs pour le travail collaboratif de plus en plus polyvalents. L’écran tactile de la station conserve alors les fonctions de contrôleur de salle et de gestion de sessions de visio. Cette solution a aussi l’avantage d’être financièrement plus accessible.
L’importance du traitement audio par DSP
Toutes les stations de tables, qu’elles soient mobiles ou sédentaires, ne sont pas forcément équipées d’un DSP performant. Celui-ci a pour but d’améliorer la gestion des signaux audio en intervenant sur l’anti-écho, le filtrage, l’égalisation ou encore le délai. Au sein des systèmes propriétaires, le DSP prend place dans l’unité déportée par laquelle passent toutes les connexions.
Le DSP, ou processeur numérique de signal, traite les flux audio et applique les corrections et modifications nécessaires. Il fonctionne sous la forme d’une matrice de transition équipée d’entrées et de sorties. Entre les deux s’appliquent les différents traitements qui peuvent se cumuler. Les entrées concernent les micros mais aussi toute autre source audio comme la sortie d’un speakerphone. Les sorties sont destinées à la diffusion locale via des enceintes, à la transmission vers les interlocuteurs distants et à l’enregistrement. Les boîtiers DSP reçoivent le son des micros de la salle de trois façons : de façon propriétaire dans un couple boîtier/micro du même fabricant, en analogique (XLR) ou en audio sur IP. En analogique et en audio sur IP, il est possible de sélectionner le DSP d’une marque intégrant les fonctions dont on a besoin et les micros d’autres marques, qu’ils soient en col-de-cygne, de surface, de plafond, etc. Les DSP audio sur IP les plus courants s’appuient sur le Dante mais il existe également des modèles en AVB.
Grâce au développement de l’audio sur IP logiciel, la partie DSP existe désormais sous forme d’application à installer dans un PC. Ce pourra être un PC dédié dans une armoire technique hors de la salle de réunion, ou bien le PC de la salle qui s’occupe déjà des logiciels de visioconférence par exemple. Certaines stations multimédia de conférence tournant sous Windows peuvent ainsi accueillir directement les DSP logiciels.
S’il y a bien un acteur spécialisé dans le traitement audio et l’amélioration de la reproduction des voix en particulier, c’est Dolby. En dehors de son travail pour le cinéma et l’audio en général, la société américaine a développé un traitement dédié aux systèmes de conférences appelé Dolby Voice. Agnostique, ce type de DSP sous forme de brique logicielle est destiné à s’intégrer directement dans les produits d’audioconférence, sans nécessiter de boîtier externe ou de PC.
LES MODULES BARRE DE SON EN SALLE DE REUNION
Les barres de son ont-elles leur place en salle de réunion ? Ce type de haut-parleur conçu pour simuler les systèmes 5.1 dans un salon, semble inadapté dans une salle de réunion. Cependant, on peut dire sans hésitation : oui, les barres de son remplacent efficacement la piètre diffusion sonore des écrans plats dans le cadre d’une salle de visioconférence ou de réunion.
Les barres de son sont utilisées pour les salles de réunion équipées d’écran plat, plutôt que pour les salles de vidéoprojection qui bénéficieront généralement d’une paire d’enceintes conçues pour un volume de salle plus important. Sur les écrans plats, le son est émis à l’arrière de l’appareil et réfléchi sur le mur. Malgré des algorithmes pour compenser cette situation atypique, le son reste confiné et peu directif, avec un spectre de fréquence plus ou moins réduit. À l’inverse, la barre de son est un complexe de multiples haut-parleurs en « line array » qui génère une diffusion sonore large et englobante, très adaptée à une salle de réunion de taille moyenne. L’effet barre de son génère des réflexions du son sur les murs latéraux qui couvrent très bien une pièce, avec en plus, en général, une bonne courbe spectrale.
C’est donc un choix tout à fait valide d’utiliser une barre de son en salle de réunion de petite à moyenne dimension. C’est aussi un bon montage esthétique sous un écran plat, là où la paire d’enceintes accolées à l’écran plat donne un aspect lourd en élargissant visuellement la forme du 16/9e de base.
Pour le choix d’une barre de son, il faut tenir compte du fait qu’une salle de réunion est tout d’abord un lieu de parole, que ce soit en interne ou en communication avec un site distant. Le caisson de basses, parfois fourni avec les barres de son, n’a pas là d’intérêt réel, car la voie couvre un spectre de fréquence bien au-dessus des fréquences de caisson de basses. À moins d’avoir une activité où la diffusion de séquence sonore, musique, publicité, cinéma nécessite un spectre audio complet, on évitera le caisson, que l’on ne sait où placer (pour finir dans un placard, comme souvent vu). Il vaut mieux une bonne barre de son en milieu de fréquence, qu’une mini barre qui repose sur le caisson pour donner une sensation de spectre.
Barre de son basique contrôlable par automates
Principalement développées pour des applications grand public, les barres de son sont rarement tournées vers l’intégration audiovisuelle, avec des capacités de contrôle limitées ou inexistantes en RS232 ou en IP. Le contrôle à distance d’une barre de son est donc une fonction importante, pour pouvoir, de façon fiable, mettre en route et arrêter cette enceinte amplifiée, et bien sûr, contrôler le volume et parfois commuter les entrées, car certaines barres de son incluent différents types d’entrées : audio analogique ou numérique et liaison HDMI ARC/eARC. Dans ce cas, la barre de son reçoit le son de l’écran et de toutes les sources qui lui sont reliées. Le cordon HDMI entre barre de son et écran coupe automatiquement l’audio de ce dernier pour ne pas entrer en conflit et provoquer une double diffusion sonore.
Plusieurs constructeurs proposent des barres de son basiques, passives ou actives, utilisables en salle de réunion. Avec des différences en termes de types d’entrées, de tailles et d’esthétique, tous ces produits proposent un son de bonne qualité pour des écoutes à faible distance dans une salle de réunion. Certaines de ces barres de son proposent une simple mise en veille automatique après quelques minutes sans signal et se réveillent automatiquement lorsqu’un signal leur est appliqué. Ce type de barre de son ne comporte généralement pas de réglage de volume ou équivalent, celui-ci doit être géré en amont. Elles sont donc simples à installer et plutôt respectueuses de l’environnement en termes de consommation électrique.
Barre de son de visioconférence
Les barres de son dédiées aux environnements de travail intègrent les équipements nécessaires pour compléter la salle de réunion avec les solutions type Skype for Business, Teams, Zoom, etc. Équipées d’une caméra grand angle, elles sont adaptées aux petites salles pour voir facilement les participants autour d’une table proche de l’écran. On obtient directement un ensemble tout-en-un haut-parleur, micro et caméra à installer classiquement sous l’écran. Le support mural est traditionnellement fourni d’office. D’autres modèles encore plus compacts sont prévus pour se clipser sur le haut d’un moniteur.
La connectivité varie d’un modèle à un autre. Les barres se branchent directement en USB à un ordinateur pour inclure leurs fonctions dans les logicielles de visio. D’autres disposent en plus d’une sortie HDMI à relier au moniteur pour récupérer l’image ou d’entrées audio pour ajouter un micro de table. La qualité des différents éléments varie grandement d’une marque à une autre : caméra FHD ou 4K, de deux à quinze micros intégrés, haut-parleurs basiques ou puissants. Certaines barres de son de visioconférence disposent d’un DSP intégré destiné à traiter les flux audio avec principalement l’annulation d’écho et la réduction de bruit. Des traitements sont également appliqués à l’image comme le cadrage automatique, les réglages d’exposition et de balance des blancs.
Les barres de visio les plus perfectionnées accueillent désormais en leur centre une caméra motorisée PTZ. D’autres vont encore plus loin avec une double optique afin d’optimiser à la fois le suivi de l’orateur et le cadrage automatique. Il est même possible de découper l’image avec chaque participant séparé dans une fenêtre, comme s’il y avait une caméra dédiée pointée sur chacun d’entre eux. Côté son, les multiples micros travaillent en beam forming afin de rejeter les sons extérieurs. Ils créent ainsi un cocon de captation de plusieurs mètres de diamètre afin de fournir aux interlocuteurs un son clair et exempt de tout parasite.
LES OUTILS D’EXPRESSION COMPLÉMENTAIRES
Les systèmes de vote pour les salles de conférences existent de façon plus ou moins complète. La solution la plus simple consiste en un clavier avec trois boutons de couleur. Elle a le mérite d’être efficace et bon marché. Plus évoluée, la version avec écran va permettre d’afficher clairement la question à laquelle répondre juste au-dessus des boutons. Le risque de se tromper est ainsi moins important. Ces pupitres sont proposés en version à poser ou à encastrer. Pour une sécurité accrue, ils peuvent se voir adjoindre un système de lecture de carte. Le votant doit ainsi insérer sa carte personnelle avant de pouvoir valider son choix. Bon nombre de fabricants sont capables de proposer des pupitres personnalisés aux dimensions de son choix et aux couleurs d’une entreprise ou d’une organisation.
Chez les marques spécialistes du domaine, station de table et pupitre de vote sont liés, voire intégrés dans le même produit. C’est le cas des micros de conférence multimédia dont l’interface accepte l’installation de multiples applications mais aussi de certains systèmes propriétaires évolutifs. L’écran tactile couleur permet par exemple de naviguer dans la liste des intervenants, d’obtenir des informations sur la réunion en cours, de prendre la parole, de consulter des documents, etc. La fonctionnalité de vote est intégrée avec validation par l’insertion de sa carte d’identification ou via la lecture d’un badge NFC.
Être présent à une conférence où le nombre d’intervenants est important nécessite de pouvoir être visible, et pas seulement lorsque l’on prend la parole. Les chevalets avec le nom de la personne imprimé sont passés à l’encre électronique. Les plus évolués peuvent afficher le nom de la personne, sa société et son logo par exemple. Une Led sur le dessus du chevalet s’allumera lors de la prise de parole. D’autres fabricants ont intégré le chevalet électronique aux micros de conférence multimédia : il se trouve au verso de l’écran du participant afin de proposer deux fonctions en un seul produit.
Les personnes malentendantes peuvent aussi participer à des réunions grâce aux outils de transcription en temps réel. Ils se présentent sous la forme de petits boîtiers avec écran capables de transcrire tout texte parlé avec un taux de 85 à 90 % d’exactitude. Ces appareils font appel pour cela à une intelligence artificielle dans le cloud. Autre avantage, ces transcripteurs récupèrent l’intégralité de ce qui a été dit durant la réunion sous forme textuelle. Nul doute que ce type de produit risque de fortement se développer à l’avenir.
Et si les meilleurs outils de collaboration en réunion et en conférence étaient déjà dans notre poche ? L’idée est de se passer de tout équipement dans la salle pour les remplacer par les smartphones des participants puisque ceux-ci disposent déjà d’un écran, d’un micro et d’un haut-parleur. Des applications spécifiques existent déjà pour transformer un smartphone en station de visioconférence. L’appli permet de demander la parole qui sera donnée par l’organisateur à sa convenance : le micro du smartphone est alors relayé sur le système audio de la salle. Ce type d’application peut également intégrer les systèmes de vote.
Ce type de solution ne remplace pas la qualité audio, la confidentialité et la sécurité d’un système intégré avec un poste fixe devant chaque intervenant. Mais il rebat les cartes du domaine en proposant une alternative crédible et bon marché pour un grand nombre d’environnements de travail et de conférence.
> La première partie de ce dossier est à retrouver ici
Article extrait du Guide des Décideurs AV 2023, chapitre « Comment choisir ses outils de captation image et son pour la communication unifiée », repris dans Sonovision #33, p. 52-76. Le dossier dans son intégralité est disponible en vous abonnant à Sonovision ou en commandant uniquement le hors-série via ce site web
