La tâche n’est pas simple car autour de ce concept gravitent une multitude d’offres qui sous couvert d’universalité sont victimes du syndrome du couteau suisse. Face au présentoir dans le magasin, l’acheteur espère trouver le couteau idéal qui le dépannera dans n’importe quelle situation. Mais une fois sur le terrain, il reste perplexe face à cette profusion et ne sait pas quel outil choisir pour résoudre son problème.

Pour définir cette famille de logiciels et d’applications, il y a un déjà une profusion d’appellations : communication unifiée, collaboration interactive, mais d’autres dénominations subsistent comme outils de partage, tableaux blancs interactifs ou écrans tactiles interactifs, sans oublier l’audio ou la visioconférence.

Lors de la recherche de l’outil idéal, la consultation de la fiche produit recense une liste sans fin de fonctions et de compatibilités hardware, difficile à synthétiser et à hiérarchiser, ce qui ne facilite pas la décision finale.

Un univers protéiforme

Pour se montrer sous un jour favorable, les éditeurs ajoutent sans cesse de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure que se lancent ou se développent des innovations (et parfois des effets de mode), des modes inédits de communication et de nouvelles formes de collaboration. Par le passé, les réseaux ou les outils restaient cantonnés dans des silos technologiques étanches, entre eux, avec des modes d’exploitation et des procédures spécifiques. Leur basculement vers le tout IP a fait sauter ces rigidités.

La montée en puissance des ordinateurs a permis de réduire et même d’éliminer des équipements dédiés pour accéder directement à des services de communication depuis son propre terminal, ordinateur, tablette et même smartphone. Ainsi la téléphonie qui s’est ouverte à la VOIP grâce à des applications de messagerie instantanée comme Skype, ou la visioconférence qui a migré des salles dédiées jusqu’à l’ordinateur portable ou même le smartphone.

Dans leur grande majorité, ces applications ont été développées à partir d’un service ou d’une fonction initiale et se sont enrichies petit à petit avec des modules complémentaires. Pour comprendre et analyser l’offre commerciale, il n’est pas inutile de repérer la filiation ou la généalogie de chaque application, et ainsi distinguer ce qui constitue le cœur du produit avec ses fonctions principales et les éléments complémentaires qui lui ont été ajoutés par la suite.

Sans prétendre à un classement rigide et exhaustif, les applications destinées à la communication unifiée et au travail collaboratif peuvent être répartis en trois grandes familles :

• Les outils de messagerie instantanée (ou de chat) enrichis par le partage de contenus, la communication audio et vidéo et le travail collaboratif ;
• Les outils d’expression, centrés sur le dessin à main levée, associés à des fonctions d’annotation, adaptés aux tableaux blancs et aux autres écrans interactifs, principalement destinés à la formation et aux processus de brainstorming ;
• Les outils de communication à distance issus du monde de la visioconférence et de l’audioconférence.

Il faut considérer ce classement plus représentatif de tendances ou de points forts des produits que comme des groupes étanches et exclusifs les uns des autres. De plus, le contenu des applications évolue au gré des demandes du marché et certains produits ont vu leur périmètre largement se modifier, comme chez Microsoft avec la longue histoire de Lync, devenu Skype for Business (S4B) puis Skype for Entreprise, pour se muer récemment en Microsoft Teams.

Dans leur grande majorité, les logiciels de communication unifiée regroupent une large palette de tous les outils listés ci-dessus avec des points forts liés à leur origine et aux savoir-faire de leur éditeur.

Les petits enfants de la messagerie instantanée

Une première branche de la grande famille des logiciels de communication unifiée est issue des messageries instantanées. Celles-ci sont nées du croisement de l’e-mail et du SMS. Le SMS a été plébiscité pour sa simplicité et son instantanéité lors du lancement du téléphone mobile mais est resté cantonné à un seul type de terminal.

Très répandus pour un usage personnel, les outils de messagerie instantanée servent à échanger de manière immédiate de courts messages de texte, accompagné de photos, vidéos ou autres messages audio. Ils servent aussi à créer des groupes de discussions organisés autour de thèmes particuliers ou de communautés d’intérêt. Ce principe a été repris pour des applications plus professionnelles en les couplant avec les outils de messagerie par e-mail, l’agenda et le partage de fichiers, en général associées aux applications de bureautique et à l’écosystème de gestion du parc informatique. Avec la montée des débits des réseaux et la généralisation des protocoles de VOIP et de TOIP, ils offrent aussi un moyen de communiquer directement par la voix et l’image, comme avec la téléphonie ou la visioconférence.

Mais ces outils issus du monde de la messagerie instantanée avec leurs extensions vidéo et audio sont d’abord conçus comme moyens de communication entre postes individuels : ordinateurs équipés d’un microphone et d’une caméra, smartphones ou tablettes et aussi toute une gamme de postes téléphoniques évolués.

Pour un usage en salles de réunion, il faut les compléter avec divers équipements de capture et de restitution, caméras, station audio, écrans LCD, etc. Ces outils se sont généralisés dans de nombreuses entreprises car parfaitement intégrés à la panoplie logicielle du cadre d’entreprise. Les constructeurs d’équipements dédiés pour l’audioconférence et la visioconférence ont parfaitement compris le risque de se faire marginaliser par ce type de logiciel et ont réagi en proposant soit des produits dédiés préconfigurés avec ces logiciels ou intégrant dans leurs serveurs une interopérabilité avec ces logiciels et ces services.

L’évolution des produits de CU (Communication Unifiée) chez Microsoft est représentative de cette évolution. Démarrant avec Lync, son outil propriétaire de messagerie instantanée et de gestion collaborative, l’éditeur américain rachète en 2011 Skype pour le scinder en deux versions, une pour le grand public et une seconde pour l’entreprise, dénommée Skype for Business (ou S4B), puis Skype Entreprise qui laisse maintenant la place à Microsoft Teams. Cette version ultime regroupe la totalité des outils de CU et s’ouvre à une multitude d’applications spécialisées (plus d’une centaine) dans des fonctions de collaboration, de gestion de projets, de supervision, de marketing, de communication et de visioconférence.

Autre exemple avec Slack, parfois défini comme le Facebook de l’entreprise, qui s’ouvre aussi via des API à une multitude d’applications et de services (stockage dans le cloud, visioconférence, gestion de planning et de projets, gestionnaire d’idées…) pour constituer une plate-forme centrale de toutes les activités d’un cadre moderne et branché.

D’autres géants du logiciel ont aussi complété leurs outils de messagerie instantanée destinée au grand public, avec une version orientée « business » avec selon les cas un succès plus ou moins mitigé. Cisco possède toujours à son catalogue la messagerie Jabber complétée par divers modules collaboratifs et de visioconférence, même si par ailleurs le spécialiste des réseaux a développé sa gamme d’outils collaboratifs sous le nom de Webex. Google de son côté a étendu ses produits d’IM avec une version professionnelle de Hangouts, dénommée Hangouts Meet associé à la suite bureautique G Suite. Facebook a lancé Workplace by Facebook pour adapter son réseau social aux spécificités de l’entreprise. Parallèlement à ces produits les plus connus, il existe une myriade d’autres produits offrant des fonctions de messagerie instantanée en association avec des fonctionnalités de travail collaboratif.

Les outils créatifs de dessin et d’annotation, les enfants du TBI

Au-delà d’un simple échange d’informations, une réunion est aussi un lieu pour créer et élaborer des contenus, les partager et les modifier. Le dessin ou l’écriture manuelle sont les méthodes incontournables pour passer de l’idée au projet. Elles sont également indispensables dans les actions de formation.

Une autre filiation des logiciels de CU et de communication interactive a donc pour origine les outils de dessin sur tableau blanc, appelés aussi TBI (pour Tableau Blanc Interactif). Ces logiciels sont apparus avec l’émergence des écrans LCD tactiles de grandes dimensions et les fonctions de détection du stylet en association avec des vidéoprojecteurs courte focale montés sur potences murales.

Basés sur les usages traditionnels du « paper board » présent systématiquement dans toute salle de réunion dans les années 1980, ils offrent au départ une surface d’écriture, le tableau blanc permettant de dessiner à main levée des formes libres ou géométriques avec choix des couleurs ou des épaisseurs de traits. Selon la technologie de détection employée, l’utilisateur doit utiliser des feutres dédiés équipés d’un capteur actif interne ou bien un simple tracé avec son doigt peut suffire dans d’autres cas.

Les mêmes outils servent également à annoter ou à mettre en valeur les éléments clés dans une slide « projetée » ou sur la reprise d’écran d’un ordinateur. Pour éviter de perdre les informations ainsi crées en cours de réunion, les développeurs ont ajouté une fonction d’enregistrement et d’impression des contenus affichés sur ces tableaux blancs. Ils sont soit stockés dans l’électronique interne de l’écran tactile ou du TBI ou transmis en direct vers l’ordinateur qui fournit les images affichées sur ces dispositifs, via un port USB ou par réseau sans-fil. La plupart des produits offrent également un export par e-mail ou vers du stockage distant dans le cloud.

Si tous les participants à la réunion sont présents physiquement dans la salle, l’enrichissement des contenus se limite aux dispositifs évoqués ci-dessus. Mais l’avantage décisif des outils de CU est d’ouvrir la réunion à des participants réunis à distance dans un autre lieu. Les participants lointains voient alors sur leur terminal personnel (ou sur un grand écran) tout ce qui est affiché et diffusé depuis la salle maître. Les outils les plus complets permettent aussi aux participants distants d’intervenir sur les contenus affichés, de manière à créer un seul groupe de travail autour des sujets présentés.

Les logiciels de tableau blanc et d’annotation sont déclinés en une multitude de versions qui sont adaptées aux écrans et aux vidéoprojecteurs TBI. Ils sont d’ailleurs souvent livrés associés à ces équipements. Outre les outils de dessin et d’annotation, ils disposent d’un module « player » pour afficher les fichiers habituels de bureautique comme Office et les formats génériques images JPEG et documents PDF. Selon les modes de connectivité, ils seront lus depuis une clé USB, un ordinateur accessible par réseau ou un service de stockage dans le cloud.

Pour afficher directement leurs contenus, les ordinateurs locaux se connectent soit en mode d’affichage sans-fil (en mode mirroring, grâce à Miracast, Google Cast ou AirPlay), soit par câble HDMI. Selon les capacités du logiciel et de son interconnexion, l’écran interactif ou le vidéoprojecteur TBI peuvent être pilotés directement depuis cet ordinateur. Selon les capacités de l’électronique intégrée, ils s’enrichissent de fonctions comme le partage d’écran ou la visioconférence avec des API se connectant aux produits phare du marché.

Des logiciels de prise en main à distance, pour de la maintenance ou de la formation comme TeamViewer ou LogMeIn, se sont enrichis de fonctions de communication, de messagerie instantanée, de communication audio et vidéo et de gestion de réunions. LogMeIn a décliné son offre en plusieurs outils comme GoToMeeting, GoToRoom ou GoToWebinar. TeamViewer propose de son côté Bliss, un outil plus orienté CU que son outil phare dédié à la maintenance ou à la formation à distance.

Les systèmes multi écrans et multifenêtres

La majorité des outils de tableau blanc et d’annotation sont conçus pour un affichage mono ou bi-écran. Mais pour l’organisation de séances de travail très créatives ou pour la gestion de projets conséquents, cet espace d’affichage peut se révéler limité. Des concepteurs d’outils collaboratifs sont allés plus loin en reprenant le principe des murs vidéo. Ils associent plusieurs écrans (éventuellement placés sur des murs séparés) dans un espace de travail unique de grandes dimensions. L’affichage est géré en mode multifenêtre avec plusieurs sources d’images : documents stockés sur serveur ou dans le cloud, recopie d’écrans d’ordinateurs utilisés sur place dans la salle, partage d’écran avec des ordinateurs distants et bien sûr visioconférence pour faciliter les interventions orales des participants éloignés (soit dans une autre salle équipée de manière similaire ou avec des terminaux personnels).

Le logiciel de tableau blanc en mode collaboratif multi écrans et de communication interactive (difficile de lui trouver un nom générique) fonctionne sur une machine dédiée associée aux écrans de la salle et communique par réseau. L’ergonomie de ces outils a été pensée dans un esprit collaboratif entre tous les intervenants de manière à leur afficher toutes les données disponibles quels que soient leur format, leur origine et leur lieu de stockage. Des commandes par drag and drop facilitent le passage d’une fenêtre ou d’un écran d’ordinateur personnel à la surface de travail affichée pour tous.

Dans l’autre sens, les données créées ou modifiées sur la surface d’affichage tactile sont récupérées sur les postes individuels. Oblong propose de tels outils avec sa gamme Mezzanine. La société bordelaise Immersion spécialisée dans les systèmes de simulation 3D a également conçu Shariiing un outil similaire.

Les logiciels de visioconférence

Les logiciels issus de l’univers de la visioconférence constituent la troisième famille des outils de CU et de travail collaboratif. Tous les logiciels de visioconférence offrent peu ou prou une palette de fonctions similaires : établissement d’une communication vidéo et audio en mode point à point entre deux sites distants ou réunion en mode multisites. Le basculement de ces logiciels vers des services dématérialisés dans le cloud a démocratisé ce mode conférence avec un affichage en mode galerie de toutes les images distantes.

Le site à l’initiative de la réunion possède des prérogatives plus élevées que les autres participants au niveau de la coupure de l’image ou de l’activation des micros, la sélection d’un site diffusé en permanence à tous les participants mais il peut déléguer ses fonctions d’animateur de la réunion à un autre site. Le partage d’écran avec annotation et le tableau blanc font bien sûr partie des fonctions de base. L’enregistrement vidéo et/ou audio est également prévu avec parfois une facturation en option selon la durée de l’enregistrement et son mode de stockage. Un outil de chat servant à échanger des messages écrits entre tous les participants ou en mode privé fait également partie du kit de base ainsi que le transfert de fichiers et l’accès à du stockage par réseau ou dans le cloud.

Lors du choix d’une application, la richesse fonctionnelle est toujours mise en avant par les éditeurs, mais l’un des points à examiner de près concerne l’ergonomie générale de l’application car parfois des menus ou des options sont disséminés aux quatre coins de l’interface et dans le feu de la réunion, l’utilisateur peut éprouver des difficultés à s’y retrouver.

Toutes ces applications sont disponibles dans des versions pour ordinateur (Windows et MacOS) et pour tablettes et smartphones sous iOS et Android. Ainsi un participant disposant d’un accès Internet avec son terminal mobile pourra se joindre facilement à la réunion ou intervenir ponctuellement. Beaucoup d’outils prévoient aussi un couplage avec le réseau téléphonique via son numéro central d’appel.

Lors du choix d’un logiciel, un autre point à examiner concerne le type de terminaux avec lequel il fonctionne. Au-delà du fonctionnement sur un ordinateur avec son micro et sa caméra intégrée, il peut s’associer à des caméras externes (voir le paragraphe consacré aux caméras), à des stations d’audioconférence et à des pupitres de télécommande dédiés et bien entendu, tous les équipements de visioconférence (codecs, salles…) avec lequel il est compatible.

Pour faciliter l’accès à la visioconférence à des participants externes à l’entreprise ou pour une intervention très épisodique, les éditeurs offrent aussi des modules extension pour navigateur Web. L’organisateur de la réunion envoie par e-mail une invitation contenant un lien URL de connexion. L’accès peut être sécurisé par un code d’activation complémentaire. Cette procédure demande à être testée et validée pour en connaître les limites (version de l’OS, type et version du navigateur et éviter l’énervement à quelques minutes de la réunion).

Il ne faut pas considérer la visioconférence comme un outil de communication spécifique exploité comme un élément autonome dans l’architecture générale du système d’information de l’entreprise. Il est loin le temps où il fallait se rendre dans une salle dédiée avec un équipement strictement limité à cette fonction.

La visioconférence est devenue l’un des maillons du système de communication globale de l’entreprise et doit donc s’interfacer à l’ensemble des outils bureautiques et logiciels de gestion utilisés quotidiennement dans l’entreprise. Tous les constructeurs et éditeurs de logiciels l’ont bien compris d’une part en désolidarisant leurs applicatifs de leur offre matérielle, en ouvrant largement la palette des terminaux accessibles et en donnant l’accès aux logiciels utilisés quotidiennement en entreprise via des API ou des passerelles software. Lors du choix d’une solution de visioconférence, cet aspect de l’interopérabilité devra être examiné avec soin pour éviter la juxtaposition de systèmes de communication étanches entre eux et de ressaisir ou consulter des informations dispersées aux quatre coins de l’ordinateur ou du réseau.

Le premier couplage ou association concerne le lien avec les agendas. Une réunion en visio définie dans un créneau horaire dans l’agenda lancera la réunion virtuelle (ou au moins un rappel avec un bouton de lancement direct). Mais les constructeurs et éditeurs vont beaucoup plus loin en associant de manière étroite les outils de visioconférence et les outils de communication unifiée.

Chaque logiciel de CU (Microsoft Teams, Slack…) offre une liste impressionnante de logiciels ou d’outils accessibles depuis leur interface. Lors du choix d’un outil ou d’un logiciel de visioconférence, il est impératif de recenser tous les outils de gestion et d’information déployée dans l’entreprise et d’aller consulter la documentation des produits envisagés ou même de tester directement les applications et d’examiner en détail la liste des autres outils accessibles depuis l’application de visioconférence. Et de faire l’opération inverse depuis les applications de CU. Pour les projets à large échelle destinés à de grandes organisations, certains éditeurs proposent des outils de type API Rest pour intégrer la visioconférence dans leurs outils d’information propriétaires, y compris dans des sites Web pour l’accès à des clients ou des prospects.

Article extrait du hors-série Décideurs AV 2021, repris dans Sonovision #25, pp. 40-59 dans le cadre du dossier « Tout savoir sur la visioconférence ».