Mettre un visage sur son interlocuteur, analyser ses réactions dans le fil de la discussion, commenter ensemble des documents apportent des avantages indéniables dans la relation de travail, qu’elle soit établie entre collaborateurs ou entre client et fournisseur.
Pendant de nombreuses années l’usage de la visioconférence exigeait la mise en place d’équipements dédiés : une ou plusieurs caméras, un ou deux écrans LCD, des microphones le tout relié à une unité électronique dédiée raccordée d’abord à Numeris (nom commercial du réseau RNIS) puis à Internet. Souvent, compte tenu de l’encombrement de l’équipement, une ou plusieurs salles dites de visioconférence étaient réservées à cet usage.
L’ajout des discussions audio et vidéo aux services de messagerie instantanée a complètement modifié le paysage de la visioconférence. La généralisation des webcams sur les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes associés à l’arrivée de nouveaux services de visioconférence disponibles dans le cloud ont fait exploser les usages de la visioconférence. Les entreprises de taille moyenne et les grands groupes internationaux avaient compris depuis longtemps l’intérêt de cet outil qui leur fait économiser temps et argent en créant des salles virtuelles pour de vraies réunions. En comparaison, si l’entreprise devait faire voyager ses collaborateurs pour participer physiquement à ces réunions, le coût total lié au transport et au temps salarial payé en voyage serait beaucoup plus important pour souvent de courtes rencontres.
Les restrictions sanitaires dues à l’épidémie du Covid associées à la généralisation du télétravail ont encore renforcé cette tendance d’autant que la palette des outils de visioconférence s’est largement élargie allant du smartphone aux imposantes salles de téléprésence confortablement aménagée, en passant par toutes les tailles intermédiaires en fonction du nombre de participants et des outils de communication utilisés.
La salle de visioconférence classique
Le système classique de la visioconférence, installé dans une salle dédiée est organisé autour d’une unité électronique appelée codec (pour codeur décodeur) établissant la communication avec le site distant. Historiquement, les signaux transitaient sur des lignes téléphoniques numériques de type RNIS (Réseau Numérique à Intégration de Services) ou ISDN en anglais, et commercialisées en France sous l’appellation Numeris. Aujourd’hui, toutes les liaisons de visioconférence empruntent le réseau Internet.
Pour transmettre les images des participants réunis, le codec reçoit le signal vidéo d’une ou plusieurs caméras vidéo et dispose d’entrées et sorties audio et vidéo pour le raccordement de microphones et d’un affichage sur un ou plusieurs écrans LCD.
Il existe des codecs de visioconférence avec plusieurs niveaux de performances, pas tant sur la partie communication, mais sur leur capacité en connectique. Une simple salle de réunion de cinq à dix personnes ne nécessite pas de configuration complexe, le microphone fourni avec le codec sera simplement posé sur la table et la sortie vidéo connectée à l’écran plat de la salle. Par contre, pour une grande salle de conférence avec une régie technique, plusieurs caméras d’un autre constructeur, la nécessité de mélanger des sons venant du pupitre ou des micros sans-fil, il faut un codec équipé de nombreuses entrées/sorties pour s’adapter à toutes les configurations.
Au-delà de la prise de vue des participants, l’une des fonctions classiques des salles de visioconférence est le partage d’écran informatique. La sortie écran externe d’un ordinateur sera raccordée au codec de visioconférence et son image sera transmise à l’autre site en parallèle à celle de la caméra, de manière à ce que tous les participants locaux et distants puissent échanger autour d’un même contenu. C’est la raison pour laquelle les salles de visioconférence comportent souvent deux écrans d’affichage. Au départ, l’un d’eux montre le site distant et le second, la caméra du site local, pour vérifier la qualité de l’image transmise (cadrage, lumière, etc.). Lors de l’envoi d’un document en mode partagé, l’image locale disparaît et est remplacée par l’image du document partagé. Lorsque la salle ne comporte qu’un seul écran, au moment du partage de document, il y a plusieurs modes d’affichage possibles, mais le plus courant consiste à présenter le document de l’ordinateur en grand et de superposer l’image du site distant dans une petite fenêtre en mode PIP.
Des communications multisites
Selon leur puissance, les codecs de visioconférence peuvent, sous réserve de souscrire à l’option, créer des communications multipoints permettant de relier plusieurs codecs entre eux. Lorsqu’une salle appelle deux ou trois autres salles, l’image se divise en plusieurs fenêtres pour voir tout le monde simultanément. Pour obtenir une bonne vision, l’affichage suivra la parole. Si le site A parle, son image est affichée en grand sur les écrans des autres sites, si le site B répond, il est à son tour affiché en pleine image, puis lorsque les personnes parlent localement, toutes les images des sites distants sont à nouveau affichées conjointement. Cela permet de suivre au mieux les réactions des uns et des autres dans la discussion. Cette fonctionnalité est assurée de façon externe à la salle par un pont de communication, soit propriété de l’entreprise ou gérée par un prestataire externe. Cette fonction « multisite » est de plus en plus assurée par des services exploités dans le « cloud » et facturée au coup par coup selon les besoins.
Toujours pour ces codecs de visioconférence, il faut considérer les options possibles. Les constructeurs proposent différentes caméras, avec des capacités de zoom adaptées aux dimensions de la salle, mais aussi la licence « multisite » permettant de communiquer avec plusieurs sites distants simultanément, à choisir en fonction de la fréquence des besoins. Les participants à une visioconférence se connectent toujours au même point dans le nuage et saisissent un numéro de conférence. Le prestataire de service externe met en relations les différents participants à cette conférence.
Les terminaux individuels de visioconférence
Avec la montée en puissance des ordinateurs et l’apparition des outils de messagerie instantanée associée à des communications directes en audio et vidéo, les salles dédiées à la visioconférence ont laissé la place à des configurations plus légères et individuelles. Si son terminal mobile est équipé d’une caméra vidéo et d’un micro, l’utilisateur peut facilement établir une communication à distance. Dans un premier temps, elle était limitée à une communication individuelle en mode point à point comme avec le téléphone. Mais très vite les éditeurs de logiciels ont proposé des modes conférence pour communiquer en groupe avec plusieurs correspondants comme c’était déjà possible avec les services de visioconférence multisites reliant plusieurs salles entre elles et assurés à l’époque par des ponts de communication hardware (ou MCU Multipoint Control Unit) dédiés.
Cette version économique de la visioconférence est maintenant associée à tous les logiciels et services dits de « communication unifiée », proposant une liaison vidéo sur ordinateur de bureau. On peut citer sans ordre d’apparition, Teams de Microsoft, successeur de Skype for Business (S4B), qui lui-même avait pris la suite de Lync de Microsoft, Webex, Bluejeans, GoToMeeting, entre autres. Conçus à la base pour une utilisation personnelle, ces systèmes ont rapidement colonisé les espaces de réunion.
Les constructeurs de systèmes de visioconférence hardware proposaient bien des versions logicielles de leurs services pour ordinateur, smartphone ou tablette pour intégrer les utilisateurs individuels dans des conférences organisées entre plusieurs salles équipées. Mais cela exigeait de s’intégrer dans leurs dispositifs de communication.
Des outils dédiés aux services dans le cloud
En quelques années, les outils de communication unifiée sont devenus l’alternative économique aux salles de visioconférence. Les restrictions sanitaires de l’épidémie de Covid ont réduit totalement les déplacements physiques et poussé de nombreuses sociétés à s’organiser en télétravail, d’où leur succès et leur généralisation.
Toutes les applications de communication unifiée fonctionnent grâce au réseau Internet, maintenant disponible partout en wi-fi ou en 4G au travers de services proposés par des sociétés offrant l’architecture de communication, des fonctions de gestion des services (annuaire, agenda…) et les applicatifs. Dans tous les cas, un ordinateur est utilisé comme interface de communication, mais remplit également les fonctions du codec. Ce peut être le portable d’un participant ou un ordinateur fixe installé dans la salle.
Pour une salle de réunion à plusieurs participants, l’ordinateur sera complété des périphériques indispensables comme la caméra et un système d’interface audio qui se connectent en USB sur l’ordinateur
Voyant une large part de leur clientèle leur échapper tous les constructeurs de systèmes traditionnels de visioconférence (Poly, Cisco, Lifesize…) proposent des API pour se connecter aux multiples services de communication unifiée proposés dans le cloud. Ainsi à côté des fabricants comme Poly (nouveau nom de Polycom) ou autres Cisco, sont apparus de nouveaux acteurs comme Bluejeans ou Zoom qui ont centré leurs offres sur des logiciels accessibles en mode SaaS dans le cloud ou d’autres comme Lifesize ou Starleaf qui, à côté d’une offre hardware, proposent leur logiciel et leurs services en mode autonome pour les exploiter sur d’autres équipements.
Une offre de services graduée
Tous les éditeurs graduent leur offre d’abonnement selon plusieurs niveaux de prix qui correspondent à une palette croissante de fonctionnalités de plus en plus complètes, mais aussi à la taille des réunions virtuelles en nombre de lieux et de participants. Elle comprend un premier niveau adapté à la TPE ou un groupe de travail d’une dizaine de participants, puis à une entreprise de taille moyenne et enfin aux grandes entreprises. Une stratification de l’offre correspond aussi à des usages limités à l’organisation d’une réunion. Quand elle est terminée, toutes les fonctions de messagerie ou de collaboration sont suspendues. Leur dénomination comprend souvent le terme « meeting ».
Un second niveau plus performant (avec le terme Teams mis en avant) maintient en permanence les outils de chat de travail collaboratif et se rapproche alors des outils issus du monde de la messagerie instantanée évoqué plus haut.
Enfin, un troisième niveau très complet correspond à des services et des infrastructures adaptées à de grandes entreprises ou groupes internationaux. Elles sont toutes complétées par une version webinaire ou live stream pour la diffusion en direct d’événements (conventions, assemblées générales, présentation de produits, formation ou webinaires…) vers de larges auditoires allant d’une centaine d’auditeurs à plusieurs milliers. Dans ce dernier cas, ces produits viennent en concurrence frontale avec les services de streaming grand public ou professionnels.
Les outils de visioconférence ont basculé vers des systèmes de communication globaux centrés sur l’ordinateur comme terminal généralisé, complété d’accessoires pour passer à une configuration de type petite réunion à plusieurs. Ce basculement modifie à la fois les usages mais aussi l’équipement des salles de réunion. Sur plusieurs grands sites les équipements de visioconférence installés à demeure ont d’ailleurs été démontés pour laisser la place à des terminaux mobiles et à des outils beaucoup plus ouverts en matière de communication ou de périphériques comme des passerelles de diffusion sans-fil qui, pour les plus perfectionnés, reçoivent des applications de visioconférence.
Avec la téléprésence, voir ses interlocuteurs en taille réelle
Le niveau le plus sophistiqué de la visioconférence est atteint avec la salle de téléprésence qui joint plusieurs codecs, associés pour créer un espace de réunion avec une visualisation des interlocuteurs distants à échelle un. Un côté de la salle est aménagé avec une vraie table complétée de chaises pour les participants présents physiquement, et sur le côté opposé, l’espace est équipé d’une série de deux ou trois écrans plats et autant de caméras représentant l’espace virtuel. Chaque participant est capturé par une caméra. La sensation désirée est d’avoir son interlocuteur virtuel assis devant soi à l’échelle un. Tous les constructeurs historiques comme Poly et Cisco proposent sur la base de leurs architectures de visioconférence des versions avancées de téléprésence.
Quelles sont les différences entre ces systèmes ? La téléprésence est un système de visioconférence, mais il est conçu et dimensionné par le constructeur d’un bout à l’autre de l’équipement pour respecter parfaitement les échelles d’image. Pour bien fonctionner, la téléprésence doit se dérouler entre équipements du même constructeur. Ces équipements très onéreux et lourds à mettre en place restent destinés aux états-majors des grands groupes internationaux. Il semble que les modifications des habitudes de déplacement et de voyage, suite à la pandémie du coronavirus, aient fortement fait baisser l’intérêt pour de telles solutions.
Des fonctions dédiées à l’audio
Les visio ont aussi la capacité d’établir des communications en audioconférence, donc en son seul. Cela n’est pas une option à l’achat, mais une question de configuration et d’infrastructure de communication de l’entreprise. L’intérêt réside dans le fait que le codec de visio est déjà nativement équipé de processus de traitement du son, type limiteur compresseur. Il est donc prêt pour ce type de service.
Les codecs de visioconférence comportent nativement un circuit anti-écho intégré, pour que le son venant du site distant, lorsqu’il est repris par le micro local, ne soit pas réencodé et renvoyé au site distant. Cependant, pour des installations complexes, grandes salles de conférence ou salles du conseil, on utilise plus généralement un circuit anti-écho intégré dans le processeur audio qui assure le mélange des sources audio de la salle. Celui-ci traite individuellement les différents micros pouvant être utilisés simultanément lors de la session.
Les caméras suivent le participant qui s’exprime
Lorsque l’on est dans une salle de direction ou une salle de conseil avec la mise en place des participants autour d’une table en long, les constructeurs proposent une solution de suivi automatique de l’orateur par la caméra, plutôt que de positionner la caméra en plan large pour voir tout le monde, comme on le fait dans une petite salle. Or, dans ce cas, les participants apparaissent nombreux, mais bien petits dans l’écran distant.
EagleEye Director de Polycom et SpeakerTrack de Cisco sont deux systèmes similaires qui permettent de faire des plans serrés sur la personne qui parle et des plans larges lorsque l’on écoute le site distant. À la base, deux caméras sont installées à proximité de l’écran de la salle, dessus ou dessous. Une surface de multiples microphones analyse l’origine de la parole, par détection de phase, et en complément une détection de visage permet de centrer la caméra vers l’orateur. Les systèmes ne sont pas instantanés, mais assez rapides tout de même. En cas de doute, si plusieurs personnes parlent simultanément ou si l’on écoute le site distant, un plan large est automatiquement diffusé. Une autre solution est de créer un système basé sur l’automation de la salle. L’automate reçoit les informations de prise de parole par les micros de conférence situés devant chaque participant et à partir de cette information, l’automate dirige une caméra vers la personne qui vient de prendre la parole.
Veiller à la qualité de l’éclairage
Point important, en général malheureusement pas pris en compte, est l’éclairage de la salle de réunion, lorsque celle-ci est utilisée en visioconférence. Souvent les salles de réunion sont installées dans des locaux de type bureau avec un éclairage au plafond par spot ou par luminaire en dalles de 60 x 60 cm à tubes. Cet éclairage est suffisant pour écrire et voir son écran d’ordinateur. Lors d’une discussion entre personnes, l’œil et le cerveau humain compensent les aberrations de cette lumière qui produit des ombres verticales. Mais lorsque la prise de vue par caméra intervient, la faiblesse de cette lumière apparaît. Les spots font des ronds de lumière sur la table, les luminaires des brillances sur les crânes dégarnis et des ombres peu valorisantes sur les parties basses des visages. Il est donc important de rechercher un éclairage adapté dans les salles équipées de systèmes de visioconférence. Il faut utiliser des luminaires diffusant la lumière et si possible plutôt à l’horizontale et venant du mur où se trouve la caméra. Des lampadaires équipés d’abat-jour diffusants ou des appliques dans le même esprit seront plus efficaces.
Toujours dans le but de mettre en valeur la qualité de rendu de la visioconférence, il est important de demander à l’installateur de régler l’écran LCD. Ceux-ci sont livrés par les constructeurs dans des modes de rendu très contrastés qui ne posent pas trop de problèmes pour une diffusion de PowerPoint ou autre image d’ordinateur, mais ne sont pas adaptés à la visioconférence. Pour le corriger, choisir le mode cinéma, par exemple, beaucoup plus linéaire, moins contrasté avec une colorimétrie plus chaude.
Une salle de visioconférence bien installée offre l’assurance de réunions distantes réussies qui permettront à l’entreprise de faire de précieuses économies de temps et d’argent. Il est donc important d’engager l’investissement jusqu’au bout pour que ces salles de réunion procurent des conditions visuelles et auditives optimales pour les utilisateurs.
QUATRE GRANDES CATEGORIES
Les systèmes de visioconférence se répartissent comme suit :
- la salle de visioconférence classique, équipée avec son codec et ses périphériques dédiés, caméras, écrans LCD, microphones ;
- les outils individuels intégrés à l’ordinateur, au smartphone, à la tablette sans oublier le poste téléphonique sur IP ;
- les systèmes pour petites salles de réunion, installés avec des périphériques raccordés soit sur un ordinateur ou bien sur une passerelle de collaboration ;
- la salle de téléprésence qui offre un confort sans égal mais au prix d’un aménagement complexe et sophistiqué, destinés aux sièges sociaux des grandes sociétés.
Article extrait du hors-série Décideurs AV 2021, repris dans Sonovision #25, pp. 40-59 dans le cadre du dossier « Tout savoir sur la visioconférence ».
